Wie kann die aktuelle Planung mit Zuständen aus der Vergangenheit verglichen werden?
Ein Projektplan verändert sich ständig. Es entstehen auch eine Reihe von Abweichungen von der ursprünglichen Planung auf die der Projektleiter reagiert. Um diese Unterschiede festzustellen, werden in Can Do sog. Basispläne verwendet.
Basisplan speichern (erzeugen)
Wenn eine Projektplanung einen Reifegrad erreicht hat, dass man davon überzeugt ist, dass das Projekt so abläuft, kann ein Basisplan gespeichert werden.
Die wird in der "Projektplaner"-App im Reiter Basispläne durchgeführt:
Es muss mindestens eine Zeile im Plan angewählt sein (es können mehrere Projekte geöffnet sein und Can Do muss wissen, für welches Projekt ein Basisplan gespeichert werden soll). Mit der Funktion "Basisplan hinzufügen" wird ein Dialogfenster geöffnet:
Die Kategorie kann aus einer Liste gewählt werden, diese kann firmenspezifisch konfiguriert sein. Die Kategorie dient in manchen Apps dazu, mehrere Projekte mit einer gemeinsamen Kategorie zu vergleichen.
Sehr wichtig ist der Text darunter. Dies ist quasi der Titel des Basisplans.
Ein Basisplan ist die exakte Kopie aller Daten der aktuellen Planung. Es werden wirklich alle Felder kopiert, intern gesehen ist ein Basisplan ein "Clone".
Ein Basisplan kann intern nicht mehr geändert werden. Es ist also beispielsweise nicht mehr möglich, den Starttermin eines Objekts im Basisplan zu ändern. Dies dient der Revisionssicherheit des gesamten Systems. Ein Auditor oder Controller kann sich darauf verlassen, dass ein Basisplan nicht nachträglich manipuliert wurde.
Es können unbegrenzt viele Basispläne für ein Projekt gespeichert werden. Auch für ein Portfolio kann ein Basisplan gespeichert werden.
Aktuelle Planung mit Basisplan vergleichen (Soll-/Ist-Vergleich)
Am einfachsten kann ein optischer und datentechnischer Vergleich in der Projektplaner-App angezeigt werden. In dem gleichen Menü wird der gewünschte Basisplan aus der Liste gewählt. Can Do lädt nun beide Projekte, die aktuelle Planung und den gewählten Basisplan.
In der Grafik wird der Basisplan als kleine Linien über den aktuellen Planungsobjekten dargestellt. So kann die Abweichung gesehen werden. Wird die Maus auf die kleinen Kreise der vor und nach den Linien gezogen, erscheint ein kleines Fenster, dass die Vergleichsdaten anzeigt.
Die Tabelle links zeigt die wichtigsten Abweichungen, beispielsweise im Starttermin.
In dieser Ansicht kann die aktuelle Planung nicht verändert werden. Der Vergleich wird über die Liste, erster Menüpunkt "kein Vergleich" wieder deaktiviert.
Basisplan aktualisieren
Wenn im Plan neue Planungselemente dazukommen, die im Basisplan nicht gespeichert wurden, kann die Funktion "Basisplan aktualisieren" verwendet werden. Diese erkennt welche Elemente neu sind, macht vom aktuellen Basisplan eine Kopie und fügt die neuen Elemente hinzu. Es wird dabei aber ein neuer Basisplan erzeugt.
Basisplan bearbeiten
In diesem Fenster sieht man eine chronologische Liste aller Basispläne. Hier kann auch der "aktuelle Basisplan" definiert werden der bei "Basisplan aktualisieren" verwendet wird. Es können hier auch Basispläne gelöscht werden (wenn auf Ihrem System dies zulässig ist, dass kann auch abgeschaltet werden).
Basisplan wiederherstellen
Dies ist eine gefährliche Funktion und sollte nur mit Bedacht durchgeführt werden.
Der ausgewählte Basisplan überschreibt die aktuelle Planung. Diese Funktion kann auch als eine Art "Backup" gesehen werden. Profi-Anwender benutzen das auch für Szenarien. Es wird ein Basisplan gespeichert. Der aktuelle Plan wird total geändert un diese neue Planung wird als "Szenario" als Basisplan gespeichert. Nun wird der originale Basisplan wieder hergestellt.
Weitere Apps für Basisplananalysen
Es gibt eine Vielzahl von Apps, die diese Basisplantechnik unterstützen.
Basisplan-Vergleich-App
Diese App vergleicht tabellarisch die aktuelle Planung mit einem Basisplan. Ein Filter im Menü erlaubt es, nur Objekte mit Abweichung zu sehen.
Burn-Down-App
Die Burn-Down-App zeigt für Arbeit und Kosten den abnehmenden Verlauf über die Projektlaufzeit. Darin kann aber auch ein Vergleich mit einem Basisplan angezeigt werden.
Mit der Maus kann über die Punkte der Linie gegangen werden um für diesen Punkt die Werte anzuzeigen.
Year to end Baseline
Dies App zeigt den verbleibenden Aufwand bis Jahresende für alle an dem Projekt beteiligten Abteilungen.
Da hier mehrere Projekte geöffnet werden können, kann "nur" über die Kategorie verglichen werden.
Baseliner - Tool
Ihr Systemverwalter kann eine automatische Basisplanspeicherung definieren. Hier wird ein zyklischer Termin, beispielsweise immer der letzte Tag eines Monats, und einen Titel für die Basispläne wie "August 2022" definiert werden. Can Do speichert nun automatisch für alle Projekte zu diesem Zeitpunkt automatisch einen Basisplan.
Der Systemverwalter kann Programmpfade auch ausschließen oder nur spezielle Pfade wählen, also die Menge der Projekte einschränken.