So funktionieren Statuswerte, Fortschrittsangaben und deren Rolle im Projektalltag
Status: In Planung
Ein Planungsobjekt (z. B. Projekt, Teilprojekt, Phase, Meilenstein oder Arbeitspaket) befindet sich im Status „In Planung“, wenn es zwar bereits terminiert und in den Projektplan integriert wurde, jedoch noch keine tatsächliche Arbeit begonnen hat.
Typische Merkmale dieses Status:
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Das Objekt ist zeitlich frei verschiebbar, insbesondere hinsichtlich des Starttermins.
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Es liegt in der Regel in der Zukunft, also rechts der aktuellen Tageslinie (rote vertikale Markierung im Zeitplan).
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Das Objekt wurde noch nicht gestartet, d. h. es wurden keine Zeiten erfasst und keine Aktivitäten begonnen.
Spezialfall: „In Planung“ in der Vergangenheit
Befindet sich ein Objekt im Status „In Planung“, aber liegt links der Tageslinie, ist der Zustand unklar.
→ Das System kann nicht erkennen, ob bereits daran gearbeitet wurde oder ob es sich um einen Pflegefehler handelt.
→ Der Projektverantwortliche sollte das Objekt überprüfen und ggf. aktualisieren.
Status: Begonnen
Der Status „Begonnen“ ist eine Besonderheit der Can Do Software.
Er zeigt an, dass ein Arbeitspaket bewusst als aktiv markiert wurde, obwohl noch keine Zeiten erfasst wurden.
Typische Merkmale:
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Mitarbeitende setzen den Status in ihrer persönlichen App, um mitzuteilen:
→ „Ich habe dieses Paket auf dem Schirm.“ -
Starttermin wird fixiert und ist nicht mehr verschiebbar.
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Endtermin bleibt flexibel – das Paket kann verlängert werden.
Der Status hilft, Prioritäten sichtbar zu machen, auch ohne bereits begonnene Arbeit.
Status: In Arbeit
Der Status „In Arbeit“ bedeutet, dass die tatsächliche Bearbeitung begonnen hat.
Der Status kann:
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manuell von Mitarbeitenden oder Projektleitung gesetzt werden,
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oder automatisch, wenn eine Ist-Zeit erfasst wird.
Wichtig:
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Starttermin ist fixiert, da bereits daran gearbeitet wurde.
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Endtermin kann weiter verschoben werden.
Der Status zeigt an, dass das Arbeitspaket über die Planungsphase hinaus ist und reale Arbeit dokumentiert wurde.
Status: Abgeschlossen
Ein Arbeitspaket ist „Abgeschlossen“, wenn die Arbeiten vollständig beendet wurden.
Nur manuelle Setzung möglich – durch Projektleitung oder Mitarbeitende.
Folgen des Status:
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Endtermin ist fixiert.
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Keine weiteren Zeiterfassungen möglich.
Achtung:
Ein Paket darf nicht abgeschlossen sein, wenn es noch in der Zukunft liegt.
Best Practices:
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Projektleiter prüfen regelmäßig:
→ Liegt das Paket in der Vergangenheit, aber ist noch offen?
→ Dann nachfragen und ggf. auf „Abgeschlossen“ setzen.
Feld: Prozent abgeschlossen
Der Wert „Prozent abgeschlossen“ zeigt den inhaltlichen Fortschritt eines Arbeitspakets (0 – 100 %) – unabhängig vom tatsächlichen Aufwand.
Typische Eigenschaften:
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Manuell gesetzt – durch Mitarbeitende oder Projektleitung.
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Gilt für das gesamte Paket, nicht für Einzelpersonen.
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Kann auf Phasen / Projekte aggregiert werden.
Kommunikationsfunktion
Das Feld ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument:
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Es unterstützt den Projektleiter bei der Beurteilung:
→ Läuft das Paket wie geplant? -
In Kombination mit Status & Ist-Zeiten ergibt sich ein klares Bild.
Automatische Statusänderung bei 100 %
→ Wird der Fortschritt auf 100 % gesetzt,
ändert Can Do automatisch den Status auf „Abgeschlossen“.
Can Do Besonderheit: Abschluss ≠ 100 %
Can Do erlaubt, ein Paket z. B. mit 80 % Fortschritt als „Abgeschlossen“ zu kennzeichnen.
→ Dies bedeutet: Inhaltlich nicht alles erreicht, aber Arbeiten beendet (z. B. aus Zeit- oder Budgetgründen).
Auch ein Abschluss mit 0 % ist möglich – z. B. wenn zwar Stunden erfasst wurden, aber kein verwertbares Ergebnis erzielt wurde.
Diese Fälle können statistisch ausgewertet werden – z. B. für:
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nicht erfolgreich abgeschlossene Arbeit,
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Aufgaben, die ggf. später neu gestartet werden müssen.
Visualisierung in der Zeitachse
Can Do zeigt den Fortschritt als Balken im Zeitstrahl.
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Links der Tageslinie → Fortschritt ist verzögert
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Auf der Linie → Planmäßig
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Rechts der Linie → Schneller als geplant
Methodische Hinweise
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Fortschrittswerte sind subjektive Schätzungen.
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Gerade zu Beginn neigen Teams zu Optimismus:
→ Z. B. 80 % erreicht, aber 20 % Restaufwand unterschätzt. -
Projektleiter müssen interpretieren, nicht blind auf Zahlen vertrauen.
Prozessorganisatorische Funktion: Transparenz im Projektalltag
Die Felder Status, Prozent abgeschlossen und Ist-Zeit sind auch steuernde Werkzeuge im Projektalltag.
Für Projektleiter: täglicher Blick auf die Tageslinie
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Regelmäßig (z. B. täglich oder wöchentlich) die Tageslinie durchgehen.
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Prüfen:
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Welche Pakete schneiden die Linie?
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Was verzögert sich?
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Was liegt in der Vergangenheit, ist aber noch offen?
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Beispiel:
Ein Mitarbeiter fällt krankheitsbedingt aus → Anpassung direkt im Plan.
Manche Projektleiter haben die Planer-App dauerhaft geöffnet, ähnlich wie Outlook, und reagieren auf Änderungen in Echtzeit.
Für Mitarbeitende: Regelmäßige Pflege
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Alle 1–2 Tage:
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Zeiten erfassen
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Paketstatus und Fortschritt prüfen
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→ Das sorgt für eine verlässliche Datenlage und reduziert Nachfragen & Meetings.
Fazit
Werden diese Felder diszipliniert und regelmäßig gepflegt, entsteht:
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Transparenz
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Schnelle Reaktion auf Abweichungen
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Geringerer Abstimmungsaufwand
Ein modernes Projektverhalten – vergleichbar mit dem Umgang mit E-Mails in Outlook:
→ Nicht einmal die Woche, sondern kontinuierlich.