Gibt es eine systemgestützte Kommunikation?
In Can Do werden Mitarbeitende bei bestimmten Änderungen im Projekt automatisch informiert. Dadurch wird die Kommunikation systemtechnisch unterstützt und nicht ausschließlich den Projektleitenden überlassen.
Automatische Benachrichtigungen
Über das Benachrichtigungszentrum im Projektplaner können Benutzer selbst festlegen, bei welchen Ereignissen sie automatisch eine Benachrichtigung erhalten möchten. Typische Beispiele sind:
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Zuweisung zu einem Arbeitspaket
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Verschiebung oder Anpassung eines Arbeitspakets
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Wichtige Änderungen im Projekt
Diese Benachrichtigungen werden in der Regel per E-Mail verschickt. Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Adressen der Benutzer in Can Do gepflegt sind.
Konfigurierbare Benachrichtigungszeit
Mitarbeitende können selbst bestimmen, wann und wie sie informiert werden:
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Sofort nach dem Ereignis
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Einmal täglich zu einer festgelegten Uhrzeit
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Einmal wöchentlich zu einer festgelegten Uhrzeit
So lässt sich die Informationsflut reduzieren und an persönliche Arbeitsweisen anpassen.
Verwaltung von Benachrichtigungen
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Benachrichtigungen können jederzeit angepasst oder auch wieder gelöscht werden.
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Über Customizing ist es möglich, weitere Ereignisse und Informationsflüsse einzurichten. Beispielsweise können projektweite Übersichten automatisch verschickt werden, wenn diese Ereignisse zuvor fachlich definiert und technisch hinterlegt sind.
Kommentarfunktion
Can Do bietet zudem eine Kommentarfunktion, über die Entscheidungen im Projekt dokumentiert und begründet werden können. Damit wird die reine Information (z. B. eine Ressourcenzuweisung) um die fachliche Einordnung ergänzt. Kommentare sind direkt an den betreffenden Objekten sichtbar und können von allen Beteiligten eingesehen werden.
Historie
Eine weitere zentrale Funktion ist die Historie.
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Hier werden alle Änderungen an einem Objekt automatisch protokolliert (z. B. Ressourcenzuweisungen, Terminverschiebungen).
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Änderungen lassen sich somit jederzeit nachvollziehen.
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Auch in der Historie können Kommentare ergänzt werden, sodass neben der technischen Änderung auch deren Kontext dokumentiert ist.
Ergänzende Informationsmöglichkeiten
Neben den Benachrichtigungen, Kommentaren und der Historie stehen im System weitere Übersichten und Funktionen zur Verfügung, um den Überblick zu behalten, z. B.:
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Zeiterfassung
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Mitarbeiter App
Rolle der Projektleitung
Auch wenn Can Do automatische Benachrichtigungen und Dokumentationsmöglichkeiten bereitstellt, bleibt es im Ermessen der Projektleitung, bei besonders kritischen oder sensiblen Änderungen den direkten Kontakt mit den betroffenen Mitarbeitenden zu suchen. So wird sichergestellt, dass wichtige Entscheidungen nicht nur technisch, sondern auch persönlich kommuniziert werden.