Viele Unternehmen haben die Befürchtung, dass durch die Einführung von Can Do die Mitarbeiter viel Aufwand für die Datenpflege aufbringen müssen.
Doppelerfassung vermeiden
Can Do ist so entwickelt, dass nahezu alle beliebigen vorhandenen Systeme angebunden werden können. Es ist nicht ungewöhnlich, das 5 oder mehr Systeme die im Unternehmen bereits genutzt werden, Daten an Can Do liefern oder ein bidirektionaler Austausch erfolgt. Eine Doppelerfassung wird immer vermieden. Hier entsteht also kein höherer Aufwand.
Siehe auch: Schnittstellen und Integration, Beispiele
Daten werden automatisch erzeugt
Viele Daten werden in Can Do quasi "nebenbei" erzeugt. Wird durch den Projektleiter ein Arbeitspaket verschoben, merkt sich Can Do, wer das wann durchgeführt hat. Wenn später ein Protokoll über Anpassungen im Projekt erstellt werden muss, wird es nur als Bericht angezeigt.
Logische Zusammenhänge
Can Do zieht aus einer Eingabe eines Anwender logische Schlüssel und vervollständigt die Daten. Setzt ein Mitarbeiter beispielsweise ein Arbeit auf einen Fortschritt von 100% wird das Paket automatisch in den Status "abgeschlossen" versetzt. Es wird natürlich in diesem Moment auch der aggregierte Fortschritt auf dem Projekt (und dem Portfolio) ermittelt und automatisch eingetragen.
Notwendige Daten und Konsequenzen
Die durch alle Beteiligten zu erfassenden Daten richten sich immer nach dem gewünschten Ausgabeergebnis. Wenn das Management mindestens einmal pro Woche den prozentualen Fortschritt eines Projekts wissen möchte, muss der Projektleiter mindestens einmal pro Woche die Zahl im System erfassen. Die Notwendigkeit dieser Datenerfassung geht also nicht von Can Do aus, sondern vom Bedarf des Managements. Wenn sich ein Arbeitspaket zeitlich verlängert, muss der Projektleiter dass dem System mitteilen (ein Klick). Can Do muss die Auswirkungen dieser Verlängerung berechnen, dazu muss es diese Tatsache mitgeteilt bekommen.
Ergonomie
Der Aufwand, die Mindestinformationen im System zu hinterlegen ist geringer als vermutet. Vor allem, muss das nicht ein Mitarbeiter machen, sondern alle Beteiligten teilen dem System das mit, was sie auch mündlich beispielsweise dem Projektleiter mitteilen würden (Fortschritt, Verschiebungen etc.). Die Ergonomie ist für jede Gruppe von Anwendern genau auf diese Informationen optimiert. Ein Mitarbeiter kann in der mobilen App auf dem Smartphone einfach zweimal auf ein Arbeitspaket tippen um es mit 100% abzuschließen.
Auskunftsfähigkeit
Alle Anwender im System profitieren erheblich von der sog. Auskunftsfähigkeit. Wenn ein Projektkunde beispielsweise ein Arbeitspaket vorziehen möchte und dies dem Projektleiter am Telefon mitteilt, muss der Projektleiter das Paket nur entsprechend verschieben. Wenn es möglich ist, bleibt die Lampe "grün" wenn nicht "rot". Dies geschieht innerhalb von weniger als einer Sekunde. Alle Beteiligten sparen hier erheblich Zeit, weil normalerweise erst umständlich im Unternehmen herumgefragt werden muss.
Um zu erfahren welcher Mitarbeiter einen überlasteten Mitarbeiter in einer Arbeit ersetzen kann, muss nicht aufwendig recherchiert werden. Die Fragen "wer kann das fachlich machen" und "hat diese Person auch Zeit" werden durch die trainierte KI innerhalb einer Sekunde beantwortet.
Fazit
Gewisse Informationen müssen im System eingetragen oder aktualisiert werden. Auch der persönliche Kalender muss durch den Mitarbeiter gepflegt werden.
Der Aufwand in Can Do ist sehr gering und wird durch die Zeitersparnis durch das System bei weitem übertroffen. Ein Projektleiter spart hier jede Woche mehrere Stunden an "Verwaltungszeit" und "Informationsbeschaffungszeit" ein. Das ist der Sinn eines hoch entwickelten Systems wie Can Do, Zeit zu sparen!