Working Contracts Parameters – Anwenderhandbuch

Allgemeine Einführung

In Can Do können einzelnen Mitarbeitenden oder ganzen Gruppen spezifische Regelungen zu Themen wie Urlaub, Sonderurlaub oder Krankheit zugewiesen werden.
Um diese unterschiedlichen Regelungen abzubilden, wird jeder Person ein sogenannter Arbeitsvertrag zugeordnet.

Ein Arbeitsvertrag besteht aus einer Reihe von Parametern, die genau festlegen, wie sich die Software in bestimmten Situationen verhält – beispielsweise bei der Berechnung von Urlaubsansprüchen, der Behandlung von Krankheitstagen oder der Erfassung von Arbeitszeiten.

Diese Parameter werden Arbeitsvertragsparameter genannt.
Sie definieren die konkreten Bedingungen und Regeln, nach denen Can Do für einen Mitarbeitenden arbeitet.

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Vacation Days Per Year (Jahresurlaubsanspruch)

Bezeichnung (technisch): A_ANNUAL_VACATION_DAYS
Kategorie: Abwesenheiten – Regulärer Urlaub
Typ: Zahl (Tage)
Standardwert: (je nach Arbeitsvertrag individuell festgelegt)

Beschreibung:
Dieses Parameter legt fest, wie viele Urlaubstage pro Jahr einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zustehen. Der Wert wird in Tagen angegeben und dient als Grundlage für die Berechnung des individuellen Jahresurlaubsanspruchs innerhalb der Software.
Die Angabe im Parameter bestimmt, wie viele Tage der Mitarbeiter im Laufe eines Kalenderjahres für regulären Erholungsurlaub beantragen kann. Änderungen wirken sich direkt auf die Berechnung von Resturlaub, Überträgen und Planungszeiträumen aus.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter mit einem Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen erhält im Parameter A_ANNUAL_VACATION_DAYS den Wert 30.

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Number of Years Creating Annual Planning (Planungshorizont für Urlaubsjahre)

Technische Bezeichnung: A_YEARS_TO_INITIALIZE
Typ: Zahl (Jahre)
Standardwert: (je nach Arbeitsvertrag individuell festgelegt

Dieses Parameter legt fest, für wie viele Jahre im Voraus die Jahresurlaubsplanung automatisch erstellt wird.
Can Do berücksichtigt dabei auch zukünftige Urlaubsansprüche bei der Kapazitätsplanung.

Beispiel:
Wert 3 → Planung umfasst das aktuelle Jahr sowie die nächsten zwei Jahre.

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Carry-Over Phases Exist (Übertragsphasen aktivieren)

Technische Bezeichnung: A_CARRY_OVER_PHASES
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Steuert, ob Resturlaub aus dem Vorjahr in das neue Jahr übertragen werden darf.
Nur wenn diese Option aktiviert ist, werden Übertragsphasen berücksichtigt.

Beispiel:
4

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Start of Carryover Phase (Beginn der Übertragsphase)

Technische Bezeichnung: A_CO_PHASE_START
Typ: Datum
Standardwert: (je nach Arbeitsvertrag individuell festgelegt)

Definiert, ab welchem Datum im neuen Jahr übertragener Resturlaub genutzt werden kann.
Typischerweise beginnt diese Phase am 1. Januar.

Beispiel:
Wert 01.01. → Übertragener Resturlaub kann ab Jahresbeginn verwendet werden.

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End of Carryover Phase (Ende der Übertragsphase)

Technische Bezeichnung: A_CO_PHASE_END
Typ: Datum
Standardwert: (je nach Arbeitsvertrag individuell festgelegt)

Legt fest, bis wann der übertragene Resturlaub genommen werden darf.
Nach Ablauf dieser Phase verfällt der Resturlaub automatisch.

Beispiel:
Wert 31.03. → Resturlaub muss bis Ende März genommen werden, danach verfällt er.

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Allow Absence Overbooking (Urlaubsüberbuchung zulassen)

Technische Bezeichnung: A_ALLOW_ABSENCE_OVERBOOKING
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Dieses Parameter bestimmt, ob Mitarbeitende mehr Urlaub beantragen dürfen, als ihnen zur Verfügung steht.
Bei Aktivierung erscheint ein Warnfenster mit Hinweis und Bestätigungsabfrage.

Beispiel:
Bei True kann ein Mitarbeiter mit 2 Resttagen trotzdem 5 Tage Urlaub beantragen (nach Bestätigung).

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Min Number of Vacation Days (Mindestanzahl an Urlaubstagen

Technische Bezeichnung: A_MIN_VACATION_DURATION
Typ: Zahl (Tage)
Standardwert: 0

Legt fest, wie viele Arbeitstage mindestens an Urlaubstagen genommen werden muss.

Beispiel:
Wert 2 → Urlaub muss immer mindestens 2 Tage lang sein 

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Min days to apply for vacation (Mindestvorlauf für Urlaubsanträge)

Technische Bezeichnung: A_MIN_DAYS_BEFORE_VACATION_APPLY
Typ: Zahl (Tage)
Standardwert: 0

Legt fest, wie viele Arbeitstage Vorlauf ein Mitarbeiter einhalten muss, um Urlaub zu beantragen.
Dies verhindert spontane Urlaubsanträge, die zu kurzfristigen Engpässen führen könnten.

Beispiel:
Wert 10 → Urlaub kann erst ab dem 11. Arbeitstag beantragt werden.

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Maximum Vacation Duration in a Single Apply (Maximale Urlaubsdauer pro Antrag)

Technische Bezeichnung: A_MAX_VACATION_DURATION
Typ: Zahl (Tage)
Standardwert: (je nach Arbeitsvertrag individuell festgelegt)

Bestimmt, wie viele zusammenhängende Arbeitstage in einem einzelnen Antrag beantragt werden dürfen.
Längere Abwesenheiten müssen ggf. über mehrere Anträge erfolgen.

Beispiel:
Wert 15 → maximal 15 Tag Urlaub pro Antrag.

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Can take absence without approval (Kann Urlaub ohne Antragsverfahren nehmen)

Technische Bezeichnung: A_CAN_TAKE_LEAVE_WITHOUT_APPROVAL
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Legt fest ob der Mitarbeiter ohne Genehmigung einen Urlaub beantragen darf.

Beispiel:
Bei Ja → der Mitarbeiter kann ohne Genehmigung Urlaub beantragen

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Department leader direct absence input (Abteilungsleiter stellt Abwesenheit für Mitarbeiter ein)

Technische Bezeichnung: A_DEPARTMENT_LEADER_DIRECT_INPUT_ALLOWED
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Legt fest ob der Abteilungsleiter für Mitarbeiter Urlaub direkt eintragen darf. (Gilt für alle Arten von Abwesenheiten)

Beispiel:
Bei Ja → der Abteilungsleiter darf Abwesenheiten für Mitarbeiter eintragen
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Abwesenheiten – Krankheit

Sick Leave Reason Mandatory (Pflicht zur Angabe eines Krankheitsgrundes)

Technische Bezeichnung: A_SICK_LEAVE_REASON_MANDATORY
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Legt fest, ob beim Erfassen eines Krankheitstages ein Grund aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden muss.

Beispiel:
Bei Ja → der Mitarbeiter muss z. B. Erkältung oder Unfall angeben.
Bei Nein → die Auswahl eines Grundes ist optional.

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Abwesenheiten – Sonderurlaub

Special Leave Reason Mandatory (Pflicht zur Angabe eines Sonderurlaubsgrundes)

Technische Bezeichnung: A_SPECIAL_ABSENCE_REASON_MANDATORY
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Definiert, ob beim Beantragen eines Sonderurlaubs ein Grund aus einer vordefinierten Liste angegeben werden muss.

Beispiel:
Bei Ja → Grundangabe erforderlich (z. B. Hochzeit, Geburt eines Kindes, Umzug).
Bei Nein → Antrag kann ohne Grund gestellt werden.

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Minimum Number of Special Leave Days (Minimum an Tagen für einen Antrag auf Sonderurlaub)

Technische Bezeichnung: A_MIN_SPECIAL_ABSENCE_DURATION
Typ: Tage
Standardwert: 0

Definiert wie viele Tage am Stück für Sonderurlaub beantragt werden müssen. 

Beispiel:
Wert 2  → Mindestens 2 Tage müssen beantragt werden

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Maximum Number of Special Leave Days (Maximum an Tagen für einen Antrag auf Sonderurlaub)

Technische Bezeichnung: A_MAX_SPECIAL_ABSENCE_DURATION
Typ: Tage
Standardwert: 0

Definiert wie viele Tage maximal am Stück für Sonderurlaub beantragt werden dürfen. 

Beispiel:
Wert 2  → Maximal 2 Tage am Stück dürfen beantragt werden

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Minimum Number of Days ahead to take Special Leave (Minimum an Tagen im Voraus für einen Antrag auf Sonderurlaub)

Technische Bezeichnung: A_MIN_DAYS_BEFORE_SPECIAL_ABSENCE_APPLY
Typ: Tage
Standardwert: 0

Definiert wie viele Tage im Voraus der Sonderurlaub beantragt werden muss. 

Beispiel:
Wert 10  → Mindestens 10 Tage im Voraus muss der Antrag auf Sonderurlaub gestellt werden.

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Special Leave Approval Process Required (Mehrstufige Genehmigung für Sonderurlaub aktivieren)

Bezeichnung (technisch): A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_PROCESS_REQUIRED
Kategorie: Abwesenheiten – Sonderurlaub
Typ: Boolean (Ja/Nein)
Standardwert: Nein

Beschreibung:
Dieses Parameter legt fest, ob Sonderurlaubsanträge ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren durchlaufen müssen.
Wenn der Wert auf „Ja“ (True) gesetzt ist, wird die zweistufige Genehmigungslogik zwischen Abteilungsleiter und HR-Abteilung aktiviert.
Damit unterscheidet sich die Bearbeitung von Sonderurlauben deutlich vom Standardprozess für regulären Urlaub.

Steht das Parameter auf „Nein“ (False), wird der Antrag auf Sonderurlaub wie ein normaler Urlaubsantrag behandelt – also ohne gesonderte Prüfung oder Aufteilung zwischen verschiedenen Genehmigungsstellen.

Bei aktivierter mehrstufiger Genehmigung („Ja“) wird das genaue Verhalten über die folgenden Parameter definiert:

• A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_OPERATOR → legt die Art der Genehmigungslogik fest (Steps / AND / OR).

• A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1 und A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2 → bestimmen die Reihenfolge der Genehmigung bei der Option Steps.

Damit bietet dieses Parameter eine zentrale Steuerung, ob Sonderurlaub einer vereinfachten oder erweiterten Genehmigung unterliegt – je nach Datenschutzanforderungen und interner Prozessgestaltung.

Beispiel:
Ein Unternehmen legt aus Datenschutzgründen fest, dass Sonderurlaube mit persönlichen Nachweisen (z. B. Heiratsurkunde) in zwei Schritten genehmigt werden müssen.
Das Parameter A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_PROCESS_REQUIRED steht daher auf True.
→ Das System wendet die nachfolgenden Einstellungen an, um die Genehmigungslogik und Reihenfolge zwischen HR und Abteilungsleitung festzulegen.

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Special Leave Approval Operator (Genehmigungslogik für Sonderurlaub)

Bezeichnung (technisch): A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_OPERATOR
Kategorie: Abwesenheiten – Sonderurlaub
Typ: Auswahl (Steps | AND | OR)
Standardwert: unternehmensspezifisch

Beschreibung:
Dieses Parameter legt fest, wie Sonderurlaubsanträge genehmigt werden, insbesondere in Unternehmen, in denen aus Datenschutzgründen ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erforderlich ist.

In manchen Organisationen müssen Mitarbeitende beim Beantragen von Sonderurlaub personenbezogene Nachweise einreichen – etwa eine Heiratsurkunde oder eine Umzugsbestätigung. Solche Dokumente dürfen gemäß interner Datenschutzrichtlinien häufig nicht vom Abteilungsleiter eingesehen werden, sondern ausschließlich von der HR-Abteilung.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ermöglicht das Parameter unterschiedliche Genehmigungslogiken.

Optionen im Detail:

• Steps (zweistufiges Verfahren):
  Der Antrag wird in zwei Schritten genehmigt.
  Zuerst prüft eine der beiden Instanzen (HR-Team oder Abteilungsleiter), anschließend die andere.
  Die Reihenfolge, wer zuerst angefragt wird, wird an anderer Stelle definiert.
  Diese Einstellung wird typischerweise genutzt, wenn personenbezogene Dokumente vorliegen, die nicht allen Genehmigern zugänglich gemacht werden dürfen.

• AND (beide müssen genehmigen):
  Der Antrag gilt erst als vollständig genehmigt, wenn beide – HR-Team und Abteilungsleiter – zugestimmt haben.
  Diese Variante stellt sicher, dass sowohl organisatorische als auch formale Prüfungen erfolgt sind.

• OR (eine Genehmigung reicht):
  Der Antrag ist sofort genehmigt, sobald eine der beiden Instanzen (HR oder Abteilungsleiter) zustimmt.
  Diese Option eignet sich für Unternehmen mit einfachen Abläufen, bei denen keine sensiblen Nachweise verarbeitet werden.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter beantragt Sonderurlaub zur Hochzeit und lädt seine Heiratsurkunde hoch.

• Bei Steps: Erst genehmigt Instanz A (z. B. HR), danach Instanz B (z. B. Abteilungsleiter). Der Antrag gilt erst nach beiden Schritten als genehmigt.

• Bei AND: Beide müssen zustimmen; ohne Doppelgenehmigung bleibt der Antrag offen.

• Bei OR: Eine Zustimmung genügt – der Antrag wird sofort bestätigt.

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Special Leave Approval Group Setting 1 / 2 (Reihenfolge der Genehmigung bei Sonderurlaub)

Bezeichnung (technisch):
A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1
A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2

Kategorie: Abwesenheiten – Sonderurlaub
Typ: Zahl (1 = Abteilungsleiter, 2 = HR-Abteilung)
Standardwert: unternehmensspezifisch

Beschreibung:
Diese beiden Parameter bestimmen, in welcher Reihenfolge die Genehmigung von Sonderurlaubsanträgen erfolgt, wenn der Operator auf Steps gesetzt ist (siehe Parameter Special Leave Approval Operator).

In diesem zweistufigen Verfahren wird der Antrag nacheinander von zwei Instanzen geprüft – dem Abteilungsleiter und der HR-Abteilung.
Die Parameter A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1 und A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2 legen fest, welche Instanz zuerst und welche danach genehmigt.

Funktionsweise:

• Der Wert 1 steht für den Abteilungsleiter.

• Der Wert 2 steht für die HR-Abteilung.

Beide Parameter müssen so konfiguriert werden, dass sie eine eindeutige Reihenfolge bilden:

• Beispiel 1:

  • A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1 = 2

  • A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2 = 1
    → Zuerst HR, danach Abteilungsleiter.

• Beispiel 2:

  • A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1 = 1

  • A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2 = 2
    → Zuerst Abteilungsleiter, danach HR.

Damit können Unternehmen den Ablauf der Genehmigung individuell an ihre internen Prozesse oder Datenschutzvorgaben anpassen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter beantragt Sonderurlaub zur Hochzeit.
Das System ist auf Operator Steps eingestellt, und die Parameter sind wie folgt gesetzt:

• A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_1 = 2

• A_SPECIAL_ABSENCE_APPROVAL_GROUP_SETTING_2 = 1
  → Der Antrag geht zuerst an die HR-Abteilung, die den sensiblen Nachweis prüft, und danach an den Abteilungsleiter zur finalen organisatorischen Freigabe.