Projektgeschäft versus Tagesgeschäft

Tagesgeschäft und Projektgeschäft sind zwei verschiedene Arten von Geschäftstätigkeiten.

• Tagesgeschäft bezieht sich auf den normalen, wiederkehrenden Geschäftsbetrieb eines Unternehmens, bei dem regelmäßige Aufgaben ausgeführt und Routinetätigkeiten erledigt werden. Diese Tätigkeiten sind in der Regel standardisiert und können automatisiert werden.
• Projektgeschäft hingegen bezieht sich auf die Durchführung eines einzigartigen, zeitlich begrenzten Vorhabens, das in der Regel einen bestimmten Zweck verfolgt. Projekte haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende, und die Aufgaben, die innerhalb des Projekts durchgeführt werden, sind spezifisch und einzigartig.

Der Hauptunterschied zwischen Tagesgeschäft und Projektgeschäft liegt in der Art und Weise, wie die Arbeit organisiert und durchgeführt wird. Tagesgeschäft erfordert einen regelmäßigen und kontinuierlichen Betrieb, während Projekte einmalig und zeitlich begrenzt sind. Auch die Ressourcen, die für beide Typen von Geschäftstätigkeiten benötigt werden, unterscheiden sich, da Projekte in der Regel eine größere Anzahl von Ressourcen erfordern – einschließlich Personal, Finanzen und Zeit.

Es ist wichtig zu beachten, dass viele Unternehmen sowohl Tagesgeschäft als auch Projektgeschäft durchführen, da beide Typen von Geschäftstätigkeiten wichtig sind, um das Gesamtziel des Unternehmens zu erreichen.

Als dritte Komponente kommt noch die sog. Abwesenheitsplanung dazu. Dies beschreibt quasi alle Zeiten, in denen das Personal gar nicht zur Verfügung steht, also Urlaub oder Krankheit.

Tagesgeschäft etwas detaillierter erläutert

Die Personen, die im Tagesgeschäft mit verplant werden, können in zwei Gruppen unterteilt werden:

• Personen, die überwiegend oder ausschließlich Tagesgeschäft durchführen, beispielsweise Sachbearbeiter. Diese Personen haben nur einen geringen Restanteil ihrer Verfügbarkeit für das Projektgeschäft übrig.
• Personen, die nur zum geringen Teil am Tagesgeschäft beteiligt sind. Hauptsächlich arbeiten diese Personen im Projektgeschäft, dort in Arbeitspaketen oder agilen Stories. Hier ist das Tagesgeschäft eher eine Art Grundrauschen und wird oft auch als Grundlast (Basic Load) bezeichnet. Es bildet einen prozentualen Anteil an Arbeitszeit, der einfach "verschwindet", etwa durch Gespräche auf dem Gang, Reisekosten, Mails etc.

Wie wird Tagesgeschäft geplant und verfolgt?

Der Anteil des Tagesgeschäfts oder der Grundlast an der Arbeitszeit eine Mitarbeiters wird häufig in einer Prozentzahl ausgedrückt. Hier einige Beispiele:

• Bei Can Do hat ein Entwickler einen Anteil von 5% an sog. "Development Management Activities", also Daily Scrum, Zeiterfassung etc.

• Der Support hat 15% Last für "Vertriebsunterstützung", d.h. er bearbeitet fachliche Anfragen aus dem Vertrieb oder erfüllt andere unterstützende Aufgaben.
• Im Management entfallen 25% der Zeit auf "Management-Aktivitäten", also die typischen Entscheidungen, die es zu treffen und Vorgänge, die es zu beobachten gibt. Hierzu zählen zum Beispiel der wirtschaftliche Verlauf des Unternehmens, die Entwicklung der Kennzahlen etc.

• Eine reine Verwaltungskraft erledigt fast "nur" das Tagesgeschäft.

Das Problem des Tagesgeschäfts mit diesen Angaben ist, dass die Menge nicht pro Tag gleich ist. Es ist also nicht so, dass ein Manager jeden Tag genau zwei Stunden für "Managementaktivitäten" aufwendet. Vielmehr handelt es sich um eine Prozentzahl, die sich auf eine zeitliche Periode - meistens ein Monat - bezieht. In unserem Beispiel sind es also auf den Monat gesehen 25% aller Arbeitsstunden, die der Manager für "Managementaktivitäten" verbraucht. Das können an einem Tag auch mal 4 Stunden sein, während an einem anderen Tag gar keine Zeit dafür aufgewendet wird.

Die Personen sind angehalten, auf diese Aktivitäten entsprechende Zeiten in der Zeiterfassung zu buchen. Daraus lassen sich folgende Erkenntnisse gewinnen bzw. Fragen beantworten:

• Ist die Planungsangabe noch realistisch für die nächsten Monate? Oder hat sich die Menge in der Vergangenheit so verändert, dass auch eine Anpassung in die Zukunft sinnvoll ist, um die Realität der Planung aufrecht zu erhalten?
• Verändern sich die Aufwände überraschend hoch? So steigt beispielsweise die "Grundlast" für Mitarbeitende stark an, wenn sie mit vermehrtem bürokratischen Aufwand zu kämpfen haben und ihnen dadurch Arbeitszeit verloren geht, die woanders besser investiert wäre. Zum Beispiel im Projektgeschäft.

Wie wird das in der Planungssoftware umgesetzt?

In der Vergangenheit wurden oft abenteuerliche Berechnungen durchgeführt, um Aufwände für das Tagesgeschäft zu berücksichtigen. 

Ein erster Schritt war die Berechnung mit sog. Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Damit ist eigentlich gemeint, dass z.B. 2 Halbtagskräfte so viel Arbeiten wie eine Vollzeitkraft. D.h.: Die beiden Halbtagskräfte haben zusammen eine VZÄ von 1. Von diesem Ergebnis wurde die Grundast als Prozentzahl abgezogen. Das bedeutet: Jemand, der keine Grundlast hat, besitzt ein VZÄ von 1. Mitarbeitende mit 25% Grundlast haben ein VZÄ von 0,75.

Ignoriert wird dabei jedoch völlig, dass diese Grundlasten nicht gleichmäßig verteilt sind.

Auch die Betrachtung auf den ganzen Monat ist im Projektgeschäft nicht sinnvoll, da die Arbeitspakete häufig deutlich kürzer als einen Monat sind und gleichzeitig die Belastung durch Tagesgeschäft schwankt. Es kann also sein, dass während eines Arbeitspakets gar kein Tagesgeschäft vorkommt – oder bei einem anderen Arbeitspaket eben sehr viel. 

Ein Beispiel: Plane ich einen Mitarbeiter für 3 Tage in einen Workshop ein, wird er während dieser Zeit kein Tagesgeschäft machen.

Can Do löst das Thema mit einem speziellen Algorithmus mit dem Namen "Watermodel". Dieses sehr aufwendige Verfahren simuliert die Arbeitsverteilung von Personen in den Grenzen ihrer Arbeitspakete und unabhängig einer Periode. Das genaue Verfahren wird in einem anderen Beitrag erläutert.

Durch dieses Verfahren kann die monatliche Belastung einfach als Zahl eingegeben werden. "Watermodel" sorgt dafür, dass die umgebende Projektplanung diese Grundlasten perfekt berücksichtigt.

In Can Do wird dazu der Tabellenplaner verwendet:

Es werden ein Projekt angelegt und die Arten des Tagesgeschäfts definiert. Anschließend werden die Personen auf diese Aktivität gebucht und ein monatlicher Prozentsatz (oder Stunden/Tage) angegeben.