Arbeiten mit ungenauen Planungsdaten in Can Do
Eine besondere Stärke von Can Do ist die Möglichkeit, bewusst mit ungenauen bzw. inakkuraten Planungsdaten zu arbeiten. Anwender sind nicht gezwungen, frühzeitig exakte Termine oder Aufwände festzulegen, sondern können realistische Bandbreiten und unscharfe Angaben verwenden.
Grundprinzip
In nahezu allen relevanten Planungsfeldern (z. B. Start, Ende, Dauer) können statt konkreter Werte auch unscharfe, textuelle Angaben hinterlegt werden. Die Software interpretiert diese Eingaben automatisch und übersetzt sie in konkrete Zeiträume.
Beispiele:
- Statt eines festen Datums kann ein Zeitraum wie „Februar“ angegeben werden
- Oder eine Formulierung wie „zwischen Januar und Februar“
- Für Aufwände sind Angaben wie „zwischen 2 und 4 Wochen“ möglich
Can Do analysiert diese Angaben und wandelt sie in entsprechende Zeitintervalle um (z. B. 10–20 Arbeitstage).
Risikobewertung und Einordnung
Die Vorhersehbarkeit von Planungsdaten wie Start, Ende, Dauer, Kosten, Arbeit etc. können nicht immer exakt vorhergesehen werden. Daher lässt Can Do eine Planung mit Angaben wie „irgendwann im Mai“ oder „Aufwand zwischen 60 bis 80 Stunden“ zu. Can Do berechnet für jede Variante intern das Risiko und gibt eine Wahrscheinlichkeit eines Risikos als Ergebnis zurück. Ein Risiko von 75% heißt also, dass in 75% aller Fälle die vorkommen können, ein Problem auftritt. Dies macht die Planung realistischer und senkt den Aktualisierungsaufwand für die Anwender erheblich, da eben alles zwischen 60 und 80 Stunden in Ordnung ist.
Abbildung aus Can Do: Ein Arbeitspaket mit einer geschätzten Dauer von 2-3 Wochen
Darstellung im Projektplan
Die Software unterscheidet dabei zwischen zwei zentralen Szenarien:
- Best Case (optimistisch)
Der frühestmögliche Termin wird als konkreter Punkt im Plan dargestellt. - Worst Case (pessimistisch)
Der maximal mögliche Zeitraum wird als schattierte Fläche visualisiert.
Diese Darstellung macht auf einen Blick sichtbar:
- In welchem Zeitraum ein Ereignis eintreten kann
- Wo Unsicherheiten in der Planung bestehen
Wichtig:
Alle Tage innerhalb dieses Zeitraums gelten als planmäßig und stellen keine Abweichung dar.
Kombination von Unsicherheiten
Ungenaue Angaben lassen sich kombinieren, z. B.:
- Unscharfer Starttermin + unscharfe Dauer
- Unscharfer Zeitraum + ungenaue Fertigstellungsgrade
Die Software aggregiert diese Unsicherheiten automatisch und berechnet daraus:
- Ein optimistisches Szenario (Best Case)
- Ein realistisches Intervall
- Ein pessimistisches Szenario (Worst Case)
Auswirkungen auf Ressourcen & Risiken
Ein zentraler Mehrwert dieser Planungslogik liegt in der dynamischen Risikobetrachtung.
Da Can Do nicht mit festen Werten, sondern mit Bandbreiten arbeitet, werden auch Kapazitäten und Auslastungen als mögliche Szenarien berechnet:
- Ressourcen können je nach Szenario unterschiedlich stark ausgelastet sein
- Eine Überlastung wird nicht nur „ja/nein“ bewertet, sondern in Wahrscheinlichkeiten bzw. Bandbreiten sichtbar gemacht
Beispiel:
Wird ein Mitarbeiter mit einem ungenauen Aufwand („zwischen 2 und 4 Wochen“) eingeplant, kann daraus resultieren:
- Im Best Case keine oder nur geringe Auslastung
- Im Worst Case eine deutliche Überlastung, z. B. bis zu 60 % Überplanung
- Dazwischen liegende Szenarien mit entsprechend abgestuften Belastungen
Das bedeutet:
Eine mögliche Überlastung wird frühzeitig sichtbar – auch wenn sie noch nicht sicher eintritt, sondern abhängig vom tatsächlichen Verlauf ist.
Einsatzbereiche
Die ungenaue Planung kann angewendet werden auf:
- Projekte
- Phasen
- Arbeitspakete
- Meilensteine
- Fortschrittswerte (z. B. Fertigstellungsgrad)
Nutzen für die Praxis
Diese Funktion ermöglicht eine deutlich realistischere Planung, insbesondere:
- In frühen Projektphasen mit hoher Unsicherheit
- Bei unklaren Abhängigkeiten
- In dynamischen Projektumgebungen
Anstatt künstlich exakte Werte zu erzwingen, unterstützt Can Do eine Planung, die Unsicherheit sichtbar macht, quantifiziert und aktiv in die Risikobetrachtung einbezieht.