Wenn mir ein Mitarbeiter einen Aufwand für eine Arbeit ungenau, also drei bis 5 Tage schätzt, ich aber in meiner Planungssoftware nur einen genauen Wert eingeben kann, was hat das für Konsequenzen?
Wenn ein Mitarbeiter den Aufwand für eine Arbeit mit einer ungenauen Schätzung (wie „drei bis fünf Tage“) angibt und Sie in Ihrer Planungssoftware nur einen genauen Wert eintragen können, hat das mehrere potenzielle Konsequenzen:1. **Ungenaue Ressourcenplanung**: Eine fixe Eingabe (z. B. 4 Tage) spiegelt nicht die Realität der Schätzung wider und führt zu ungenauen Ressourcenallokationen. Wenn die Arbeit länger dauert als geschätzt, kann dies Engpässe verursachen oder Ressourcen blockieren, die für andere Aufgaben eingeplant sind.
2. **Fehlende Pufferzeiten**: Wenn der tatsächlich benötigte Aufwand näher an der höheren Schätzung (z. B. 5 Tage) liegt, kann es dazu kommen, dass der Mitarbeiter länger als vorgesehen an der Aufgabe arbeitet, wodurch geplante Pufferzeiten verloren gehen. Dies wirkt sich potenziell auf die nachfolgenden Aufgaben aus und führt zu Projektverzögerungen.
3. **Finanzielle Abweichungen**: Ungenaue Zeitangaben können zu Budgetüberschreitungen führen, da jede zusätzliche Arbeitszeit auch zusätzliche Kosten verursacht. Dies ist vor allem dann problematisch, wenn finanzielle Kalkulationen auf Basis der fixen Planung erfolgen.
4. **Fehlende Transparenz und Vertrauen**: Wenn die Software nur fixe Werte akzeptiert, wird die Unsicherheit der Schätzung für Stakeholder unsichtbar. Dies kann im Verlauf des Projekts das Vertrauen in die Planung und die realistische Einschätzung der tatsächlichen Projektdauer verringern.
5. **Mangelnde Flexibilität in der Projektsteuerung**: Wenn nur ein fester Wert zur Verfügung steht, ist die Flexibilität für Anpassungen eingeschränkt. Ein Puffer, der die Spanne der Schätzung berücksichtigt, wäre realistischer und könnte dazu beitragen, den tatsächlichen Aufwand besser zu erfassen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Um diese Konsequenzen zu mildern, könnte man eine Methode nutzen, um Unsicherheiten in der Planung abzubilden, beispielsweise durch:
- **Schätzungen in Zeitspannen**: Einige Planungswerkzeuge unterstützen Schätzungen in Form von Zeitintervallen. Falls dies in Ihrer Software möglich ist, könnte es die Genauigkeit verbessern.
- **Pufferzeiten einplanen**: Falls die Software nur fixe Werte zulässt, könnte man den höheren Wert der Schätzung (z. B. 5 Tage) wählen und Pufferzeiten für Abweichungen einplanen.
- **Zusätzliche Dokumentation**: Dokumentieren Sie die ursprüngliche Schätzspanne und kommunizieren Sie die Unsicherheit, damit alle Beteiligten informiert sind und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können.