Grundlasten mit dem Tabellenplaner erstellen
Grundlast sind Arbeiten die ein Mitarbeiter*innen quasi "nebenbei" macht. Gemeint ist damit "Gespräche zwischen Kollegen", "Reisekosten erstellen" oder auch aufwendigere Arbeiten wie "Tickets bearbeiten". Der besondere Charakter dieser Arbeiten ist, dass diese nicht einzeln in Arbeitspaketen geplant werden, da dies viel zu aufwendig ist. Vielmehr wird in einem Zeitzyklus, beispielsweise monatlich, ein Prozentsatz (oder direkt Stunden oder Tage), durch die Grundlast geblockt.
Eine Ressource kann verschiedene Grundlasten parallel haben. Gerade Verwaltungsmitarbeiter*innen sind zu 80% oder 90% mit solchen Grundlasten verplant.
Die Besonderheit bei dieser Planung ist, dass nicht genau vorhergesehen werden kann, an welchem Tag genau wie viel Zeit für solche Arbeiten verwendet wird. Beispielsweise werden im Monat im Schnitt 10% der Arbeiten für Reisekostenabrechnungen aufgewendet, d.h. aber nicht, dass die Ressource täglich wenige Minuten damit verbringt. Vielmehr wird an einem oder mehreren Tagen dann eben 2-3 Stunden daran gearbeitet. Somit ist dieses Planungsthema geradezu ideal für Can Do´s Watermodel, dass solche dynamischen Modell automatisch verteilt. Durch die Zeiterfassung auf die Grundlast, weiß das System wie viel Zeit für diese Arbeit verwendet wurde und sieht die Ressource an diesem Tag als "verplant" an. Da diese Menge höher ist als der Durchschnitt im Monat wird für die restliche Zeit des Monats die zu erwartende Arbeitsmenge entsprechend reduziert.
Die Umsetzung wird mit der App "Tabellenplaner" gemacht. Es werden meist ein oder mehrere verschiedene Grundlastprojekte angelegt, eigentlich immer für ein Jahr (oder gleich mehrere Jahre).
Innerhalb der Grundlastprojekte werden dann Grundlastarbeiten erzeugt und die Personen zugewiesen.
Um dies recht zügig zu machen wurden sog. Sequenzen entwickelt. Eine Sequenz ist eine Menge von beispielsweise monatlichen Paketen die die Grundlast im System abbilden.
Mit der Funktion "Quick Resource" können nun die Resourcen ausgewählt und mit einem Wert pro Monat automatisch zugewiesen werden. Die Ressourcen erhalten in jedem Monat dann diesen Wert als Arbeitsmenge für die entsprechende Grundlastarbeit.
Jede Zelle für die Ressource und der Grundlastart kann nun auch geändert und angepasst werden.
