Wie erfolgt die Qualifizierung und Schulung der Can Do Software?

1. Zielsetzung

2. Grundprinzipien der Qualifizierung

Ein erfolgreiches Schulungsprogramm braucht ein solides Fundament. Bevor einzelne Nutzergruppen geschult werden, legen wir fest, nach welchem Grundprinzip die Wissensvermittlung organisiert ist. Dabei stehen zwei Ansätze zur Verfügung, die sich bewährt haben – und die sich bei Bedarf auch kombinieren lassen.

2.1 Key-User- / Train-the-Trainer-Konzept (empfohlen)

In der Praxis setzen wir erfolgreich auf ein Train-the-Trainer-Modell, das sich in zahlreichen Kundenprojekten bewährt hat. Im Kern werden zunächst ausgewählte Key User je Fachbereich umfassend geschult. Diese übernehmen anschließend drei zentrale Rollen: Sie sind Multiplikatoren innerhalb der Organisation, erste Ansprechpartner im Fachbereich und Schnittstelle zu den Can Do Consultants.

Das bringt konkrete Vorteile:

• nachhaltiger interner Know-how-Aufbau,

• reduzierte Abhängigkeit von externem Support,

• bessere Akzeptanz durch interne Ansprechpartner und

• eine hohe Skalierbarkeit der Wissensvermittlung.

2.2 Rollenbasierter Schulungsansatz (alternativ oder ergänzend)

Alternativ oder ergänzend können Schulungen rollenbasiert durchgeführt werden. Typische Zielgruppen sind Mitarbeitende (Zeiterfassung / Rückmeldungen), Projektleiter, Portfoliomanager, Management und Administratoren. Dieser Ansatz ermöglicht eine gezielte, aufgabenorientierte Wissensvermittlung entlang der jeweiligen Nutzung von Can Do.

3. Schulungskonzept nach Nutzergruppen

Nicht jeder Anwender nutzt Can Do auf dieselbe Weise – und dementsprechend unterscheiden sich auch die Schulungsinhalte. Je nach Rolle im Unternehmen stehen unterschiedliche Aufgaben, Perspektiven und Anforderungen im Vordergrund. Der folgende Abschnitt beschreibt, was die jeweiligen Nutzergruppen lernen, wie die Schulungen durchgeführt werden und welche ergänzenden Maßnahmen dabei unterstützen.

3.1 Mitarbeitende (Zeiterfassung & Rückmeldungen)

Zielgruppe: Alle Anwender, die Zeiten erfassen und Fortschritte melden.

Durchführung: Remote-Schulung in zwei aufeinander aufbauenden Sessions – skalierbar und effizient.

Inhalte – Block 1 (Basis, ca. 1–2 Stunden):

• Einführung in Can Do und Systemlogik
• Bedeutung der Dateneingabe im Gesamtkontext
• Zeiterfassung (Erfassung, Korrekturen, Buchungslogik)
• Fortschrittsmeldungen und deren Wirkung
• Transparenz: Wer sieht welche Daten und warum?

Inhalte – Block 2 (Vertiefung):

• Klärung von Praxisfragen
• typische Anwendungsfälle und Best Practices
• Umgang mit Sonderfällen
• Erfahrungsaustausch

Ergänzende Maßnahme: Bereitstellung von Kurzvideos (z. B. zur Zeiterfassung) – besonders geeignet für das Onboarding neuer Mitarbeitender und zur Wiederholung.

3.2 Projektleiter und Portfoliomanager

Zielgruppe: Projektverantwortliche und steuernde Rollen

Durchführung: Schulung in zwei Hauptblöcken, jeweils ca. 0,5–1 Personentag pro Block.

Inhalte – Block 1 (Grundlagen & Planung):

• Systemlogik und Zusammenhänge
• Aufbau und Struktur von Projekten
• Projektplanung (Phasen, Arbeitspakete, Meilensteine)
• Ressourcenplanung (grob und detailliert)
• Grundlagen der Kapazitätsplanung

Inhalte – Block 2 (Vertiefung, Controlling & Reporting):

• Projektcontrolling (Soll/Ist-Vergleiche)
• Interpretation von Fortschritt und Aufwänden
• Reportingmöglichkeiten
• Steuerung von Projekten und Portfolios
• Szenarien und Forecasts

Ergänzende Maßnahme: Durchführung von Q&A-Sessions zur Klärung konkreter Projektsituationen und zum Erfahrungsaustausch.

3.3 Management

Zielgruppe: Führungskräfte und Entscheider

Schwerpunkt: Strategische Nutzung statt operativer Anwendung.

Inhalte:

• Grundprinzipien und Methodik von Can Do
• Bedeutung von Transparenz und Datenqualität
• Interpretation von Kennzahlen und Reports
• Portfolio- und Ressourcensteuerung
• Entscheidungsunterstützung durch Systemdaten

Ziel: Das Management wird in die Lage versetzt, die bereitgestellten Informationen sicher zu interpretieren und für fundierte Steuerungsentscheidungen zu nutzen.

3.4 Administratoren

Zielgruppe: Technische und fachliche Systemverantwortliche

Die Administratorenschulung wird in zwei Rollen differenziert:

a) Technische Administration (Systembetrieb)

Inhalte (beispielhaft):

• Betrieb und Wartung des Systems
• Durchführung von Backups und Updates
• Überwachung und Steuerung von Schnittstellen
• Analyse von Log-Dateien zur Fehlerbehebung
• Systemstabilisierung und Neustarts
• Sicherstellung von Verfügbarkeit und Performance

Ziel: Eine eigenständige technische Betreuung und stabiler Systembetrieb.

b) Fachliche Administration (Anwendung & Customizing)

Inhalte:

• Pflege von Stammdaten
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Lizenzmanagement
• Konfiguration von Projekten und Strukturen
• Anpassung von Feldern und Masken
• Unterstützung der Fachbereiche

Ziel: Eine eigenständige fachliche Administration und kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems.

Gesamtziel der Administratorenschulung: Klare Verantwortlichkeiten, effiziente Aufgabenverteilung und nachhaltiger, eigenständiger Betrieb von Can Do.

4. Methodik und Didaktik

Das Schulungskonzept basiert auf folgenden Prinzipien:

• Praxisorientierung: Schulungen anhand realer Anwendungsfälle
• Schrittweiser Aufbau: Grundlagen → Anwendung → Vertiefung
• Interaktivität: Raum für Fragen, Übungen und Austausch
• Nachhaltigkeit: Wiederholung, Vertiefung und Q&A-Formate
• Verständnisorientierung: Fokus auf das „Warum“ hinter Prozessen und Daten

5. Ergänzende Maßnahmen

Zur Unterstützung und nachhaltigen Verankerung des Wissens haben sich folgende Maßnahmen bewährt:

• Kurzvideos (z. B. zur Zeiterfassung)
• Rollenspezifische Leitfäden und Dokumentationen
• Q&A-Formate nach Go-Live
• Enge Begleitung der Key User durch Can Do Consultants

6. Zusammenfassung und Einordnung

Das dargestellte Schulungs- und Qualifizierungskonzept stellt einen bewährten, exemplarischen Ansatz dar, der sich in zahlreichen Kundenprojekten erfolgreich etabliert hat.

Im Zentrum steht das Train-the-Trainer-Prinzip, das einen nachhaltigen Know-how-Aufbau innerhalb der Organisation ermöglicht und die Grundlage für eine eigenständige Nutzung von Can Do schafft.

Das Konzept kombiniert:

• ein erprobtes Key-User-Modell
• rollenbasierte Trainingsansätze
• praxisnahe Inhalte
• nachhaltige Begleitmaßnahmen

Das Konzept ist dabei kein starres Schema, sondern ein anpassungsfähiger Rahmen:

• Der konkrete Zuschnitt kann je nach Projektumfang, Organisationsgröße und Nutzergruppen flexibel angepasst werden
• Schulungen können bei Bedarf inhaltlich und methodisch vertieft oder erweitert werden
• Ergänzende Formate wie zusätzliche Workshops oder intensivere Begleitung sind jederzeit möglich

Wo es sinnvoll ist, gehen wir auch deutlich über dieses Modell hinaus – etwa durch:

• zusätzliche Trainingsformate
• individuelle Coaching-Ansätze
• engere operative Begleitung der Fachbereiche

Die konkrete Ausgestaltung erfolgt dabei stets bedarfsorientiert und in enger Abstimmung mit dem Kunden – mit dem gemeinsamen Ziel, Can Do nachhaltig und erfolgreich in der Organisation zu verankern.