Welche Arten von Budgetierung sind möglich?
- Budgets einem Projekt zuweisen
Es können mehrere Budgets für ein bestimmtes Projekt definiert werden. Dazu muss zunächst eine neue Zeile eingefügt werden. In der neuen Budgetzeile können dann Ressourcen- oder Finanzbudgets hinterlegt werden: in Stunden bzw. Tagen als Aufwandsbudget oder in € als Kostenbudget.
Um ein Budget für eine Ressource, einen Mitarbeiter oder für bestimmte Kostenarten zu bestimmen, wählen Sie diese aus dem Informationsfenster rechts. Hier erscheinen die im System hinterlegten verschiedenen Kostenarten und der Ressourcenbaum (siehe Grafik). Nun können Sie die gewünschte Ressource (Abteilung) bzw. Kosten, für die Sie ein Budget erstellen wollen, in das Feld „Verwendungszweck“ zuweisen, die entsprechende Zeile muss dabei angewählt werden.
Falls der geplante Aufwand das Budget einer Abteilung übersteigt, wird eine Warnung für diese Abteilung sowohl in der Budgetmanagement-Maske als auch als „Risiko-Lampe“ in der Risiko-Liste angezeigt - sofern ein Budget hinterlegt wurde.
Die Software biete eine detaillierte Übersicht über das Restbudget (Aufwand) und den „Rest geplant (Aufwand)“ pro Position. Die Berechnung der beiden Kennzahlen erfolgt auf die folgende Weise:
Rest geplant (Aufwand) = Budget (Aufwand) – geplanter Aufwand Restbudget (Aufwand) = Budget (Aufwand) – verbrauchter Aufwand
- Budgets für Zeitspannen
Die Can Do-Software bietet die Option, die Budgetierung zeitlich zu definieren. In der Spalte „Zeitspanne“ kann für jede Budgetvorgabe eine Zeitperiode definiert werden. Optional kann die „Übertrag“-Funktion für Kosten und Aufwände aktiviert werden. Dadurch können nicht in Anspruch genommene Budgets in den folgenden Zeitraum übernommen bzw. Budgets vom folgenden Zeitraum vorgezogen werden.
- Kostenarten budgetieren
Es können nicht nur Ressourcenkosten, d.h. durch Abteilungen oder Mitarbeiter verursachte Kosten, zu bestimmten Objekten des Projekts budgetiert werden, sondern auch Fixkosten. Auch hier können Sie im Informationsfenster rechts die entsprechenden Kosten auswählen.
- Budgetierung über Positionsnummern
Der Projektleiter hat die Möglichkeit, eine Budgetierung über Positionsnummern für bestimmte Aktivitäten (z.B. Phasen oder Arbeitspakete des Projekts) vorzugeben.
Zuerst müssen die Budgetpositionen erstellt werden:
Die in der Budgetierung definierten Positionsnummern können dann dem Projekt und den einzelnen Projektobjekten zugeordnet werden. Dazu wählen Sie im Projektplaner das entsprechende Objekt an und ordnen ihm die entsprechende Positionsnummer zu.
Sollen mehreren Projektobjekten gleichzeitig die Positionsnummer zugeordnet werden, verwenden Sie den Menüpunkt "Multi selekt." um die gewünschten Objekte auszuwählen und "Spezial" für das Zuordnen der Position.
Das Budget der Positionen kann dann in der Budgettabelle angezeigt und überwacht werden. Pro Position wird jeweils eine eigene Zeile erstellt inkl. eines Budgets (das Aktivieren der Zeile nicht vergessen!).
Es gibt weitere Reports, die neben der Budgettabelle eine Übersicht über das verbrauchte Budget liefern, inklusive der Info zu Objekten und ihren Positionen (z.B. App Budget Aufwand).
- Positionsnummer einer Ressource festlegen
Bei der Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Projektobjekt „erben“ diese automatisch die Position des Objekts, dem sie zugewiesen wurden. Hat ein Arbeitspaket bspw. die Position "Beauftragung", erhalten die Ressourcen, die diesem Paket zugewiesen werden, ebenfalls die Position "Beauftragung".
Der Projektmanager kann die Position jedoch ändern, wenn er im Zuweisungsfenster das Häkchen in der Spalte „Geerbt“ entfernt und in der Positionsnummer-Drop-Down-Liste eine andere Position auswählt.
- Buchungstoleranz
Die Can Do-Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eine Buchungstoleranz in Bezug auf die (rückgemeldeten) Ist-Werte in Höhe von 50%, 75%, 100% oder 120% einzubauen. Wenn die Überbuchungstoleranz für den Aufwand zum Beispiel auf 50% gesetzt ist und ein Budget in Höhe von 6 Std. definiert wurde, dann kann die entsprechende Ressource nicht mehr Stunden als 50% seines Budgets melden, also nicht mehr als 3 Stunden. Bereits gemeldete Stunden werden durch die Buchungstoleranz nicht beeinflusst. Es kann auch eine Buchungstoleranz für die Kosten definiert werden.
