Wozu dient der Staffer?
Staffer vereinfacht den Abstimmungsprozess zwischen Matrix- bzw. Linienorganisation auf der einen Seite und der Projektorganisation auf der anderen Seite deutlich.
Anforderung von Ressourcen aus den Abteilungen
Bei der Planung seines Projekts in der Projektplaner App weist der Projektleiter den einzelnen Projektelementen (z.B. Arbeitspakete, Phasen) in der Regel nicht mehr einzelne (konkrete) Mitarbeiter zu, sondern Abteilungen als „virtuelle Ressourcen“. Für diese „virtuelle Ressourcen“ definiert er dann entsprechend einen Kapazitätsbedarf. Die Projektmanagement- Software von Can Do zeigt bereits bei dieser Zuweisung der virtuellen Ressourcen gegebenenfalls in der entsprechenden Abteilung auftretende Überlastungen an.
In Can Do project intelligence gibt es für die Ressourcenplanung allgemein eine Vielzahl von Zuweisungsarten:
- Dem Paket wurde eine einzelne, bestimmte Person zugewiesen.
- Für ein Paket hat der Projektleiter (virtuelle) Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen mit unter- schiedlichem Aufwand angefordert.
- Es werden mehrere (beliebig viele) Personen (virtuelle Ressourcen) aus einer Abteilung angefordert. Der Projektleiter benötigt eine (oder mehrere) Person(en) mit speziellen Fähigkeiten.
Wesentlich bei dieser Lösung ist das unmittelbare Anzeigen von Abteilungsüberlastungen. Bei einer Abteilungsüberlastung kann der Abteilungsleiter die Personalanfrage aus dem Projekt nicht befriedigen. Der Projektleiter muss also seinen Plan, bzw. seine Anforderung so anpassen, damit die Abteilung überhaupt eine Chance hat, die Anforderung aus dem Projekt zu erfüllen.
Angeforderte Ressourcen den Projekten zuweisen
Wenn der Abteilungsleiter den Staffer für seine Abteilung öffnet, sieht er für den aktuellen Monat alle Personalanfragen sowie die Auslastung seiner Mitarbeiter. Um die Anfragen aus den Projekten zu bedienen, muss er nun die angeforderten Kapazitäten je Projekt (oder Paket) auf seine Mitarbeiter verteilen, ohne diese zu überlasten.
Dazu trägt er einfach die Arbeitsmenge, die er dem jeweiligen Mitarbeiter aus der Anforderung zuteilen will, in den Staffer ein. Folgende Szenarien sind dabei möglich:
- Der Mitarbeiter ist dem Projekt bisher nicht zugewiesen. Indem der Abteilungsleiter im Staffer seinen Mitarbeiter dem Projekt (bzw. Paket oder Phase) zuweist, wird dieser automatisch auch für den Projektleiter in der grafischen Darstellung seines Projekts in dem entsprechenden Projektobjekt sichtbar.
- Der Mitarbeiter ist bereits dem Projekt zugewiesen, der Abteilungsleiter ändert im Staffer den Aufwand. Die Zuweisungsmenge wird in Echtzeit entsprechend auch im Paket im Gantt-Diagramm (Sicht des Projektleiters) angepasst.
- Eine vorhandene Zuweisung wird im Staffer gelöscht (Eingabe einer „0“), entsprechend wird die Ressource auch im Projektplan entfernt.
- Die Zuweisung soll entfernt werden, allerdings lässt Can Do project intelligence dies nicht zu, weil bereits Ist-Zeiten erfasst sind (Rückmeldungen des Mitarbeiters). Der Eingabewert im Staffer wird auf die Summe der Ist-Zeiten (Mindestwert) korrigiert.
