Wie kann ein Mitarbeiter seine Stunden zurückmelden?
1. Überblick über die Maske
Die Maske ist tabellarisch aufgebaut und zeigt pro Zeile ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe, auf die Sie Zeiten buchen können. Im oberen Bereich wählen Sie den gewünschten Zeitraum (z. B. eine Woche), zu dem Zeiten erfasst werden sollen.
Modi für die Zeiterfassung
In Can Do können Zeiten in drei Ansichtsmodi erfasst oder angezeigt werden:
- Tagesansicht | Wochenansicht | Monatsansicht.
In der Tagesansicht erfolgt die Eingabe direkt pro Tag und eignet sich für genaue Rückmeldungen. In der Wochen- und Monatsansicht können Gesamtstunden für eine Aufgabe eingegeben werden – die Software verteilt diese bei mehrtägigen Aufgaben automatisch linear auf die betreffenden Tage. So lassen sich Zeiten schnell und effizient erfassen, auch wenn keine tagesgenaue Dokumentation nötig ist.
Der Wechsel zwischen diesen Ansichten erfolgt bequem per Klick auf die entsprechenden Buttons („Tage“, „Wochen“, „Monate“). Im gezeigten Beispiel ist die Option „Tage“ aktiviert, um tageweise Rückmeldungen einzugeben. Zusätzlich lassen sich Zeiträume flexibel über separate Buttons oder das Feld „Zeitraum“ auswählen.
2. Spaltenübersicht und deren Bedeutung
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Favoriten | Markiert Aufgaben als Favorit für schnelleren Zugriff. |
| Objekt-Id | Interne ID des Arbeitspakets oder Objekts in der Datenbank. |
| Projekt-Id | Interne ID des zugehörigen Projekts. |
| Eltern-Id | ID des übergeordneten Elements (z. B. Projektstruktur). |
| Zuweisungs-Id | ID der Zuweisung zwischen Aufgabe und Ressource (Mitarbeiter). |
| Resource-Id | Interne ID der zugewiesenen Ressource (Mitarbeiter:in). |
| Status-Id | Technische ID des aktuellen Status (z. B. in Arbeit, abgeschlossen). |
| Budgetposition | Zugeordnete Budgetposition zur Aufgabe. |
| Kostenstelle | Organisatorische oder finanzielle Zuordnung der Tätigkeit. |
| Projektname | Name des Projekts, zu dem die Aufgabe gehört. |
| Name | Bezeichnung der konkreten Aufgabe bzw. des Arbeitspakets. |
| Manueller Fortschritt | Manuell eingegebener Arbeitsfortschritt in %. |
| Aggregierter Fortschritt | Automatisch berechneter Fortschritt (z. B. aus Paketen oder Teilaufgaben). |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus der Aufgabe (z. B. „in Arbeit“, „abgeschlossen“). |
| Anfang | Geplanter Starttermin der Aufgabe. |
| Ende | Geplantes Enddatum der Aufgabe. |
| Restdauer | Verbleibende Dauer (Zeitspanne) bis zur geplanten Fertigstellung. |
| Dauer | Gesamtdauer der Aufgabe (zwischen Anfang und Ende). |
| Geplant | Ursprünglich geplanter Gesamtaufwand in Stunden. |
| Gemeldet bis jetzt | Summe aller bisher auf die Aufgabe gebuchten Stunden (inkl. angezeigter Zeitraum) |
| Gemeldet im Zeitraum | Anzahl der Stunden, die im aktuell gewählten Zeitraum gebucht wurden. |
| Restaufwand | Noch nicht geleisteter Aufwand laut Planung. |
| Geplant bis jetzt | Geplanter Aufwand bis zum aktuellen Zeitpunkt (inkl. angezeigter Zeitraum) |
| Restaufwand im Zeitraum | Geplanter Restaufwand, der im gewählten Zeitraum erbracht werden soll. |
| Beschreibung | Aufgabenbeschreibung. |
| Pfad | Vollständiger Pfad innerhalb der Projektstruktur. |
| Auftraggeber | Verantwortliche Person oder Abteilung für die Aufgabe. |
| Budgetposition Zuweisung | Budgetposition, die direkt der Ressourcenzuweisung zugeordnet ist. |
| Geplant im Zeitraum | Geplanter Aufwand innerhalb des aktuellen Zeitraums. |
| Tages-Spalten (Mo–So) | Eingabe der tatsächlichen Arbeitsstunden pro Tag (z. B. „2“ für zwei Stunden). |
3. Zeiten erfassen – so geht’s
-
Zeitraum wählen:
Oben im Bereich „Zeitraum“ bestimmen Sie den gewünschten Zeitraum zur Zeiterfassung (Tage, Wochen, Monate). -
Aufgabe identifizieren:
In der Liste sehen Sie alle Aufgaben, die Ihnen zur Bearbeitung zugewiesen sind. -
Zeiten pro Tag eintragen:
Unter dem jeweiligen Wochentag (z. B. „Di, 15.07.“) tragen Sie direkt die gearbeiteten Stunden ein. -
Sprechblasensymbol (Kommentarfunktion):
Klicken Sie auf das kleine Sprechblasensymbol neben einem Zeiteintrag, um:-
einen Kommentar zu Ihrer Tätigkeit hinzuzufügen (z. B. Details zum Arbeitsschritt),
-
mehrere Einzelrückmeldungen pro Tag und Aufgabe zu erfassen (Detailfenster öffnet sich, z. B. 2h Dokumentation + 1h Meeting).
- zusätzlich angeben, ob eine Rückmeldung verrechenbar ist, und – falls nicht – ein entsprechender Grund hinterlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel zum „Customizing der Zeiterfassung“.
-
- Speichern:
Ihre Eingaben werden erst übernommen, wenn Sie oben auf „Änderungen speichern“ klicken.
4. Weitere Rückmeldemöglichkeiten
Neben der reinen Stundenerfassung können Mitarbeitende auch den Fertigstellungsgrad und den Status einzelner Arbeitspakete melden. Diese Angaben sind im Detailfenster der jeweiligen Aufgabe über den Button „Auswahl bearbeiten“ möglich.
5. Spalten anpassen
Über das Menü oben rechts (drei Balken) können Sie:
-
Spalten ein-/ausblenden,
-
Spalten sortieren (aufsteigend/absteigend),
-
Daten filtern.
⚠️ Wichtig:
Die gewählte Spaltenauswahl wird nicht dauerhaft gespeichert – beim erneuten Öffnen wird die Standardansicht geladen.
Eine dauerhafte systemweite Spaltendefinition (inkl. Reihenfolge) kann durch den Can Do Administrator zentral eingerichtet werden.
6. Ansicht: Filter- und Anzeigeoptionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Favoriten: AUS/EIN | Zeigt nur Aufgaben, die als Favorit markiert wurden. |
| Ad hoc: AUS/EIN | Zeigt Aufgaben, die der Abteilung als Ad-Hoc zugewiesen wurden. |
| Freie Rückmeldung: AUS/EIN | Ermöglicht Zeiteinträge auch vor dem geplanten Startdatum und nach dem Enddatum einer Aufgabe. |
| Nur rückmeldbare: EIN/AUS | Blendet Aufgaben aus, die nicht rückmeldbar sind. |
| Belastungspaket: EIN/AUS | Zeigt Aufgaben, die als Kapazitätsblocker hinterlegt sind. |
| Hierarchie | Zeigt Aufgaben in hierarchischer Projektstruktur (z. B. Projekt → Phase -> Paket). |
| Nur zugewiesen | Filtert die Liste auf Aufgaben, denen Sie selbst zugewiesen sind. |
| Offene | Zeigt nur Aufgaben, die noch offen sind (nicht abgeschlossen oder archiviert). |
| Leere ausblenden | Blendet Aufgaben aus, für die im gewählten Zeitraum keine Stunden erfasst wurden. |
| Mit Archiv anzeigen | Zeigt auch archivierte Aufgaben/Projekte in der Übersicht. (Aktiv im Screenshot) |
| Alle archivierten ausblenden | Blendet alle archivierten Aufgaben/Projekte vollständig aus. |
| Inkl. archiviert mit TR | Zeigt archivierte Aufgaben inklusive Zeitrückmeldungen (TR = Time Reporting). |
💡 Hinweis:
Diese Filterkombinationen helfen Ihnen, sich auf die wirklich relevanten Aufgaben zu konzentrieren – insbesondere bei vielen parallel laufenden Projekten.
7. Weitere Hinweise
-
Gesperrte Tage sind durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet – dort ist keine Erfassung möglich (z.B. aufgrund der Rückmeldesperre im Projekt)
-
Mit der Funktion Excel- oder PDF-Export können Sie Ihre Einträge für den gewählten Zeitraum exportieren.
-
Die Mobil-Apps von Can Do ermöglichen ebenfalls Zeiterfassung unterwegs (verfügbar für iOS & Android).