Welche Apps unterstützen einen Abteilungsleiter bei seinen Aufgaben?
Der Abteilungsleiter trägt Verantwortung für seine Abteilung und ist vor allem für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zuständig. Damit seine Abteilung möglichst effektiv und effizient arbeitet, bietet Can Do einem Abteilungsleiter eine Vielzahl an Apps, die ihn bei seinen Aufgaben unterstützen. Die wichtigsten stellen wir hier kurz vor:
Stammdaten
Der erste Schritt bei der Arbeit mit dem Can Do System ist das Hinterlegen der Ressourcen-Stammdaten. Die HR Management Suite beinhaltet die entsprechenden Apps, in den Abteilungen, Teams, Ressourcen und Skills manuell erfasst werden können. Auch Arbeitszeitmodelle und Stundensätze der Mitarbeiter werden über diese Apps hinterlegt. Bei größeren Organisationen ist es sinnvoll die Stammdaten aus einem externen System zu übernehmen und per Schnittstelle aktuell zu halten.
Planung und Steuerung der Arbeiten
Für das Einplanen der Abteilungsarbeiten werden vor allem die Apps Tabellenplanung und Projektplaner verwendet.
Die Tätigkeiten, die anfallen, aber keinem Projekt angehören, nennt man üblicherweise Grundlast oder Grundrauschen bzw. Basisauslastung. Eine detaillierte Planung ist hier nicht möglich, es ist aber wichtig diese Arbeiten im System abzubilden, da sie die Kapazität der Abteilung mindern. Die Tabellenplanung ermöglicht eine komfortable Erfassung solcher Aufwände in Perioden: z.B. kann pro Mitarbeiter eine prozentuale Pauschale von 25 pro Monat hinterlegt werden, somit ist die Ressource nur mit den restlichen 75% in Projekten verplanbar.
Mitarbeiter melden ihre Stunden auf Grundlast, so ist ein Abgleich der hinterlegten Werte und der Realität und eine anschließende Optimierung der Planung möglich.
Abteilungsprojekte mit der klassischen Projektstruktur, also die Vorhaben, die in Phasen und Paketen unterteilt werden, plant ein Abteilungsleiter bzw. Projektleiter im Projektplaner über die Gantt-Ansicht.
Artikel zu den Unterschieden zwischen Projektgeschäft und Tagesgeschäft finden Sie hier.
Erfolgt im Unternehmen die Planung der Projekte von Projektleitern und die Zuteilung der Mitarbeiter auf Projekte von den jeweiligen Abteilungsleitern, bietet Can Do für die Abstimmung zwischen Projekt und Linie sogenannten Staffer. Die Anfragen, sprich die vom Projektleiter im Projekt geplanten Abteilungsaufwände, sind für den Abteilungsleiter in der Staffer Tabelle gebündelt sichtbar und können dort direkt auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt werden.
Die Sicht bietet einen Überblick
- über alle bereits geplante Arbeiten in dem gewählten Zeitraum für einzelne Mitarbeiter (Projektarbeiten sowie projektfremde Arbeiten wie Grundlast und Urlaub),
- über die noch freien Kapazitäten der Mitarbeiter
- und die angefragten Kapazitäten.
Eine Übersicht über die Auslastung der Abteilung und deren Mitarbeiter bietet neben dem bereits erwähnten Staffer die Kapazitätsanalyse. Die grafische Darstellung läßt sich für einzelne Mitarbeiter und gesamte Abteilung(en) anzeigen und hilft nicht nur freie Kapazitäten und Überlastungen zu identifizieren, sondern erleichtert auch die langfristige Planung. 
Die Abteilungsleiter Suite bietet noch weitere hilfreichen Apps, die die Auslastung und freie Kapazität einer Abteilung bzw. eines Teams zeigen. Eine beliebte Sicht ist die App Arbeiten meines Teams: neben der Information zur Auslastung und verfügbarer Kapazität listet sie für einzelne Mitarbeiter auch die geplanten Projekte und Pakete im gewählten Zeitraum und die darauf bereits gemeldete Stunden. Status und mögliche Risiken in den Objekten werden ebenfalls dargestellt.
