Unternehmen planen mit Rollen und Fähigkeiten, um Projekte frühzeitig realistisch zu bewerten, ohne sich zu Beginn auf konkrete Personen festlegen zu müssen.
Der Bedarf an Rollen und Fähigkeiten ergibt sich direkt aus dem Projektplan und den darin enthaltenen Aufgaben. Mitarbeitende verfügen in der Regel über mehrere Fähigkeiten und können oft unterschiedliche Rollen übernehmen. In frühen Projektphasen – etwa bei der Projektidee oder beim Projektantrag – ist es daher weder notwendig noch sinnvoll, konkrete Personen einzuplanen. Stattdessen werden die benötigten Rollen, erforderlichen Skills und der zeitliche Umfang abstrakt definiert. Ein typisches Beispiel ist die Rolle des Projektleiters, der über die gesamte Projektlaufzeit hinweg einen festen prozentualen Anteil seiner Arbeitszeit für das Projektmanagement einbringt. Diese abstrakte Planung schafft maximale Flexibilität, da die konkrete Besetzung erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt – auf Basis von Verfügbarkeit und passender Fähigkeiten.
Für welche Unternehmen ist rollen- und skillbasierte Planung besonders sinnvoll?
Rollen- und skillbasierte Planung ist besonders geeignet für größere, standortübergreifende Unternehmen mit digitalen oder remote erbringbaren Leistungen.
Der Nutzen von Rollen- und Skillplanung steigt deutlich in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden. Besonders relevant ist dieser Ansatz in Organisationen, deren Projektergebnisse digital sind, etwa Konstruktionszeichnungen, Software oder Dienstleistungen, die ortsunabhängig erbracht werden können. Solche Unternehmen verfügen häufig über viele Standorte – national oder international – an denen vergleichbare Rollen und Fähigkeiten vorhanden sind. Aufgrund hierarchischer Strukturen ist die tatsächliche Verfügbarkeit dieser Ressourcen jedoch oft nur lokal bekannt. Durch die Planung mit Can Do kann die Kapazitätsprüfung gezielt auf einzelne Bereiche, mehrere Organisationseinheiten oder auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden. Projektinitiatoren erhalten damit erstmals Transparenz darüber, ob ausreichend Kapazität für bestimmte Rollen oder Fähigkeiten vorhanden ist. Auf diese Weise wird der vollständige Pool an Kompetenzen des Unternehmens in die Projektplanung einbezogen.
Wie unterstützt rollen- und skillbasierte Planung die langfristige Personalentwicklung?
Rollen- und skillbasierte Planung ermöglicht es Unternehmen, zukünftigen Personalbedarf frühzeitig zu erkennen und gezielt darauf zu reagieren.
Projekte werden in vielen Unternehmen mittel- und langfristig geplant. In Can Do können Anforderungen an Rollen und Fähigkeiten auf allen Ebenen des Projekts definiert werden – auf Projektebene, auf Phasen oder auf einzelnen Arbeitspaketen. Die Software zeigt in Echtzeit, ob zum geplanten Zeitpunkt ausreichend Kapazität mit den benötigten Rollen oder Skills verfügbar ist. Ist dies nicht der Fall, liefert Can Do KI-gestützte Hinweise auf mögliche Engpässe. Dadurch wird sichtbar, dass bestimmte Rollen oder Fähigkeiten in mehreren Monaten oder sogar erst in Jahren in einem Umfang benötigt werden, den das Unternehmen aktuell nicht abdecken kann. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich gezielte Maßnahmen für die Personalentwicklung ableiten, etwa Weiterbildungsprogramme oder die frühzeitige Einstellung neuer Mitarbeitender. So wird sichergestellt, dass sich die Fähigkeiten im Unternehmen systematisch am tatsächlichen, geplanten Bedarf orientieren.
Warum ist rollen- und skillbasierte Planung auch für Mitarbeitende wichtig?
Rollen- und skillbasierte Planung hilft Mitarbeitenden, ihre persönliche Weiterentwicklung gezielt am tatsächlichen Bedarf des Unternehmens auszurichten.
Mitarbeitende müssen sich kontinuierlich weiterentwickeln, indem sie neue Fähigkeiten aufbauen oder bestehende Skills vertiefen. Durch die Planung mit Rollen und Fähigkeiten in Can Do wird für Mitarbeitende transparent, welche Kompetenzen im Unternehmen heute und in Zukunft benötigt werden. Sie können diesen Bedarf mit ihren eigenen Karriere- und Entwicklungszielen abgleichen. Auf dieser Basis lassen sich Weiterbildungen gezielt auswählen, die für das Unternehmen einen realen Mehrwert haben. So wird vermieden, dass Fähigkeiten aufgebaut werden, für die mittel- oder langfristig kein Bedarf besteht. Gleichzeitig erhöht sich die persönliche Einsatzfähigkeit der Mitarbeitenden in zukünftigen Projekten. Die individuelle Entwicklung orientiert sich damit stärker an realen Projekterfordernissen statt an abstrakten Qualifikationszielen.
Welche Vorteile bietet rollen- und skillbasierte Planung für Führungskräfte?
Rollen- und skillbasierte Planung schafft für Führungskräfte klare, vergleichbare Anforderungen und eine belastbare Grundlage für Personal- und Budgetentscheidungen.
Führungskräfte erhalten Personalanforderungen häufig auf Basis von Rollen und Fähigkeiten für Teams, Abteilungen oder ganze Geschäftsbereiche. Werden diese Anforderungen mit Can Do geplant, sind Rollen und Skills eindeutig und einheitlich definiert. Anstelle unscharfer Formulierungen wie „ein sehr guter Projektleiter“ wird beispielsweise ein Projektleiter mit einem klaren Skill-Level und konkreten Zertifikaten angefordert. Dadurch werden Erwartungen präzise formuliert und Missverständnisse vermieden. Gleichzeitig erkennt die Führungskraft, welche Rollen und Fähigkeiten in der eigenen Abteilung besonders häufig nachgefragt werden und welche weniger relevant sind. Auf dieser Basis lassen sich Maßnahmen zur Personalentwicklung gezielt steuern. Auch Investitionen in Weiterbildung oder die Einstellung neuer Mitarbeitender können fundiert begründet werden. Entscheidungen beruhen damit auf belastbaren Daten statt auf subjektiven Einschätzungen.
Warum ist ein Resource-Pool eine Alternative zur Matrixorganisation?
Ein Resource-Pool ist eine alternative Organisationsform zur Matrixorganisation, bei der Mitarbeitende nicht in Abteilungen, sondern in einem gemeinsamen Pool geführt und direkt projektbasiert zugewiesen werden.
Viele Unternehmen sind hierarchisch aufgebaut und kombinieren diese Linienstruktur mit einer Projektorganisation. Diese Organisationsform wird typischerweise als Matrixorganisation beschrieben. Projektleiter fordern Ressourcen aus Geschäftsbereichen, Abteilungen oder Teams an – häufig anhand von Rollen und Skills – und die jeweilige Führungskraft entscheidet, welche Person das Projekt unterstützt. Dieser Prozess kann in Can Do vollständig abgebildet und durch den Staffer aktiv unterstützt werden.
Als Alternative zur Matrixorganisation existiert das Modell des Resource Pools. In dieser Organisationsform gibt es keine klassischen Abteilungen oder Teamstrukturen und damit auch keine Abteilungs- oder Teamleiter. Stattdessen werden alle Mitarbeitenden in einem gemeinsamen Pool ohne Hierarchiestufen geführt. Die Mitarbeitenden sind über Skills und Rollen beschrieben, und der Projektleiter plant direkt mit diesen Anforderungen. Can Do kann daraufhin passende und verfügbare Personen vorschlagen.
Die Abstimmung erfolgt direkt zwischen Projektleiter und Mitarbeitendem: Der Projektleiter gewinnt die Person für die Mitarbeit im Projekt, und der Mitarbeitende arbeitet für den vereinbarten Zeitraum im Projekt. Der größte Vorteil liegt in einer deutlich schlankeren und schnelleren Allokation, da hierarchische Freigabestufen entfallen. Gleichzeitig kann das Modell Nachteile haben, etwa wenn Auslastung und Priorisierung nicht ausreichend gesteuert werden und dadurch Leerlauf entsteht.
Resource Pools werden häufig in kleineren Unternehmen bis etwa 100 Mitarbeitenden eingesetzt, sind aber zunehmend auch in größeren Organisationen zu beobachten – teilweise begrenzt auf einzelne Geschäftsbereiche. Can Do unterstützt beide Organisationsmodelle und auch Mischformen, indem mehrere Resource Pools parallel je Bereich aufgebaut werden können.
Wie reduziert rollen- und skillbasierte Planung Unternehmensrisiken?
Durch rollen- und skillbasierte Planung lassen sich kritische Wissensabhängigkeiten erkennen und gezielt absichern.
In jedem Unternehmen gibt es wenige Mitarbeitende, die über spezielles, schwer ersetzbares Wissen verfügen. Diese Personen stellen ein zentrales Risiko dar, da beim Ausfall einzelner Mitarbeitender ganze Rollen oder wichtige Fähigkeiten temporär oder dauerhaft nicht mehr verfügbar sein können. Je weniger Personen über einen kritischen Skill verfügen, desto höher ist das Risiko für laufende und zukünftige Projekte – und damit für das gesamte Unternehmen. Durch die rollen- und skillbasierte Planung in Can Do lassen sich solche Abhängigkeiten systematisch identifizieren. Das Unternehmen erkennt, welche Rollen oder Fähigkeiten nur von wenigen Personen abgedeckt werden. Auf dieser Basis können gezielt Maßnahmen zur Risikominimierung eingeleitet werden, etwa durch Wissenstransfer oder Weiterbildung weiterer Mitarbeitender. So wird kritisches Know-how breiter im Unternehmen verankert und die Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen reduziert.
Wie unterstützt rollen- und skillbasierte Planung den sinnvollen Einsatz externer Dienstleister?
Rollen- und skillbasierte Planung hilft Unternehmen, externe Dienstleister gezielt einzusetzen und gleichzeitig kritisches Wissen im Unternehmen zu halten.
In vielen Unternehmen lassen sich bestimmte Rollen oder Fähigkeiten nicht vollständig durch eigene Mitarbeitende abdecken. Gründe sind fehlendes Spezialwissen oder ein kurzfristig hoher Bedarf in Projekten. In solchen Fällen werden externe Dienstleister, Zulieferer oder Freelancer eingesetzt, um diese Lücken zu schließen. Durch die Planung mit Rollen und Skills in Can Do können die Anforderungen an externe Profile eindeutig definiert werden – inklusive benötigter Fähigkeiten, Umfang und Zeitraum. Gleichzeitig wird transparent, in welchen Bereichen Wissen dauerhaft nur extern vorhanden ist. Daraus lassen sich Abhängigkeiten von Dienstleistern erkennen, die für das Unternehmen ein Risiko darstellen können. Auf dieser Basis können gezielt eigene Mitarbeitende in neuen Fachgebieten weiterentwickelt werden. Externe Ressourcen werden dann bewusst für temporäre oder schnell wandelnde Themen eingesetzt, während kritisches Kernwissen langfristig im Unternehmen aufgebaut und gesichert wird.
Was ist bei Rollen- und Skillplanung in Bezug auf Datenschutz zu beachten?
Rollen- und Skillplanung verarbeitet personenbezogene Daten und erfordert daher klare Regeln zu Transparenz, Zugriff und Verwendung.
Bei der Planung mit Rollen und Fähigkeiten werden Mitarbeitenden konkrete Skills und Rollen zugewiesen, wodurch personenbezogene Daten entstehen. Dies gilt insbesondere, wenn Skill-Level verwendet werden, etwa eine Einstufung von 1 bis 5 zur Ausprägung einer Fähigkeit. Der Zugriff auf diese Informationen sollte daher klar geregelt und auf die betroffene Person sowie definierte Führungskräfte beschränkt sein. Skill- und Rollenbewertungen dürfen nicht unmittelbar als Grundlage für Personalentscheidungen oder Gehaltsverhandlungen herangezogen werden. Es empfiehlt sich, den Betriebs- oder Personalrat frühzeitig in die Einführung der Skill- und Rollenplanung einzubeziehen. Darüber hinaus sollten Fähigkeiten sachlich und nachvollziehbar definiert sein, zum Beispiel durch Weiterbildungsnachweise oder belegbare Berufserfahrung. Subjektive Einschätzungen einzelner Personen sind zu vermeiden. Ebenso ist darauf zu achten, nur solche Rollen und Skills zu pflegen, die tatsächlich im Unternehmen benötigt werden, um veraltete oder irrelevante Qualifikationen nicht unnötig zu erfassen.
Was ist der Unterschied zwischen Skills und Rollen?
Skills beschreiben einzelne, konkrete Fähigkeiten, während Rollen mehrere Skills zu einem übergeordneten Aufgabenprofil zusammenfassen.
Der Aufbau einer Skill-Datenbank beginnt mit der klaren Abgrenzung zwischen Skills und Rollen. Skills beschreiben konkrete fachliche oder methodische Fähigkeiten, wie zum Beispiel Software programmieren, Konzepte erstellen oder eine bestimmte Konstruktion anfertigen. Rollen hingegen fassen mehrere Skills zu einem übergeordneten Tätigkeitsprofil zusammen und vereinfachen damit die Planung. Typische Rollen sind etwa Softwareentwickler, Projektmanager oder Konstrukteure. Zusätzlich gibt es allgemeingültige Skills, die nicht fachlich, sondern organisatorisch geprägt sind, wie der Einsatzstandort oder die gesprochenen Sprachen und deren jeweiliges Niveau. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Rollen eine abstrahierte Sicht auf benötigte Fähigkeiten bieten, während Skills das konkrete Fachgebiet detailliert beschreiben. Ein Beispiel wäre ein englischsprachiger Projektmanager in Berlin, der komplexe Projekte steuern kann: Die Rolle ist „Projektmanager“, die Skills beschreiben Sprache, Standort und fachliche Ausprägung.
Skills und Rollen können natürlich parallel verwendet werden.
Wie sollten Skill-Kategorien sinnvoll aufgebaut werden?
Skill-Kategorien dienen der Struktur und Orientierung und sollten übersichtlich, logisch und regelmäßig gepflegt sein.
Um Struktur in eine Rollen- und Skill-Datenbank zu bringen, werden Skills in Kategorien und beliebig viele Unterkategorien gegliedert. Mit Kategorien selbst wird nicht geplant; sie dienen ausschließlich der Orientierung, der strukturierten Darstellung und dem schnellen Auffinden von Skills. Es empfiehlt sich, mit klaren Oberkategorien zu beginnen, etwa getrennt nach Rollen, Skills sowie allgemeinen Merkmalen wie Standort oder Sprache. Unter diesen Oberkategorien werden schrittweise fachliche Unterkategorien aufgebaut. Auf jeder Ebene können bereits konkrete Skills angelegt oder weitere Unterkategorien ergänzt werden. Die Ausprägung, also wie gut eine Person einen Skill beherrscht, wird dabei nicht über Kategorien abgebildet, sondern später über Skill-Level. Wichtig ist, den Kategorienbaum bewusst schlank zu halten und leere Kategorien regelmäßig zu entfernen. Eine kontinuierliche Pflege durch verantwortliche Personen stellt sicher, dass die Skill-Datenbank aktuell, verständlich und nutzbar bleibt.
Welche Felder sind bei der Pflege eines Skills relevant?
Ein Skill benötigt nur wenige Pflichtangaben, kann jedoch durch zusätzliche Felder fachlich präzise beschrieben, ausgewertet und langfristig nutzbar gemacht werden.
Grundsätzlich benötigt ein Skill in Can Do lediglich einen Namen – dies ist die einzige zwingend erforderliche Information. Ohne einen eindeutigen Namen kann ein Skill weder verwendet noch geplant werden. Zusätzlich sollte jeder Skill einer übergeordneten Kategorie zugeordnet werden, um eine strukturierte Einordnung innerhalb der Skill-Datenbank sicherzustellen und die Auffindbarkeit zu verbessern.
Das Feld Bewertung ist ein frei definierbares Eingabefeld, das sowohl numerische als auch alphanumerische Inhalte aufnehmen kann. Es dient insbesondere späteren Auswertungen, zum Beispiel zur Kennzeichnung besonders kritischer oder strategisch wichtiger Skills. Die Abkürzung eines Skills wird vor allem in Auswertungen, Übersichten und Reports genutzt, um Platz zu sparen und Darstellungen übersichtlich zu halten.
Die Skill-Nummer stellt eine eindeutig vergebene Identifikation dar und ermöglicht es, Skills systematisch, unabhängig vom Namen, zu referenzieren. Der Skill-Administrator beziehungsweise Rollenadministrator ist die verantwortliche Person für Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung des Skills. In der Praxis übernehmen diese Rolle häufig Mitarbeitende aus der Personalabteilung oder aus fachlich verantwortlichen Bereichen.
Die Beschreibung erläutert detailliert, was unter dem jeweiligen Skill fachlich zu verstehen ist. Sie wird an verschiedenen Stellen in der Software angezeigt und hilft Anwendern, Anforderungen korrekt einzuordnen und Missverständnisse zu vermeiden. Skills können zudem aufeinander aufbauen. Über den Voraussetzungs-Skill lässt sich definieren, welche Kenntnisse idealerweise bereits vorhanden sein sollten. Auch wenn diese Abhängigkeit technisch nicht erzwungen wird, kann daraus ein nachvollziehbarer Lern- und Entwicklungspfad für Mitarbeitende und Führungskräfte entstehen.
Die Jobbeschreibung beschreibt, welche konkreten Tätigkeiten mit dem Skill im Projektkontext verbunden sind. Sie ist besonders relevant, wenn Projekte intern oder standortübergreifend ausgeschrieben werden. Interessierte Mitarbeitende können so besser verstehen, welche Aufgaben, Anforderungen und Erwartungen mit einer Rolle oder einem Skill verbunden sind.
Die Synonyme dienen schließlich als alternative Suchbegriffe. Sie verhindern, dass identische oder sehr ähnliche Fähigkeiten mehrfach unter unterschiedlichen Bezeichnungen angelegt werden, und erhöhen die Konsistenz sowie die Qualität der gesamten Skill-Datenbank.
Was sind Skill-Level und wann sollten sie eingesetzt werden?
Skill-Level ergänzen Skills um eine qualitative Abstufung und machen fachliche Anforderungen präzise, vergleichbar und transparent.
Skill-Level müssen in Can Do nicht zwingend verwendet werden, sind jedoch immer dann sinnvoll, wenn ein Skill allein nicht ausreicht, sondern in einer bestimmten fachlichen Tiefe oder Spezialisierung benötigt wird. Sie beschreiben, wie stark ein Skill ausgeprägt sein muss, damit die Anforderungen aus der geplanten Projektarbeit erfüllt werden können. In Can Do können bis zu fünf Skill-Level definiert werden, wobei Level 1 die geringste fachliche Ausprägung und Level 5 die höchste fachliche Expertise beschreiben.
In vielen Unternehmen werden Skill-Level genutzt, um klar festzulegen, welche Ausbildungsnachweise, Zertifikate oder Erfahrungswerte erforderlich sind, um ein bestimmtes Level zu erreichen. Dadurch entsteht eine objektive und nachvollziehbare Einstufung. Wichtig ist, dass diese Bewertungen für Mitarbeitende transparent sind, sodass jede Person klar erkennen kann, welches Skill-Level sie aktuell erfüllt und welche Entwicklungsschritte möglich sind. Die Beschreibungen der Level sollten logisch aufeinander aufbauen: Wer einen höheren Level erreicht, erfüllt automatisch auch die Anforderungen der darunterliegenden Level. So wird sichergestellt, dass Skill-Level konsistent, verständlich und fair angewendet werden.
