Routineaufgaben für Projektmanager

Zu den Kernaufgaben von Projektmanagern gehören zyklische Arbeiten, die zu einem festen Rhythmus gemacht werden sollten. Hier eine Liste dieser Aufgaben und der entsprechende Hinweis wie so etwas in Can Do realisiert werden kann.

Tägliche Aufgaben des Projektmanagers

1. Projektstatus prüfen: Beginnen Sie den Tag mit einem Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Wie gut sind Sie im Vergleich zu Ihrem Zeitplan und Budget? Gibt es offene Aufgaben oder Probleme, die dringend angegangen werden müssen? 

   1. Benutzen Sie bevorzugt die Projektplaner App
   2. Welche Pakete aktuell haben ein Risiko
      1. Gibt es Abweichungen zum Basisplan
      2. Benutzen Sie die Earned-Value-Analyse (EVA)
   3. Benutzen Sie die App "KI-Risikobericht"  
      1. Dort sehen Sie alle relevanten "Pflegeprobleme"
      2. Machen Sie die Planer-App in einem anderen Reiter auf, lösen Sie die Probleme und aktualisieren Sie die App KI-Risikobericht

2. Team-Check-in: Haben Sie einen regelmäßigen täglichen Check-in mit Ihrem Team, um Aktualisierungen, Hindernisse und Prioritäten zu besprechen. Dies könnte ein formelles Stand-up-Meeting oder eine weniger formale Check-in-E-Mail oder Nachricht sein.

   1. Prüfen Sie ob die Mitarbeiter Fortschritt und Zeiterfassung auf laufende Pakete gemeldet haben (dies muss ggf. nicht täglich sondern kann auch wöchentlich erledigt werden)
   2. Erinnern Sie Mitarbeiter an Pakete die innerhalb der nächsten 1-3 Tage beginnen werden. 

Dauer je nach Problemstellung zwischen 5 und 30 Minuten

Wöchentliche Aufgaben des Projektmanagers

1. Kommunikation mit Stakeholdern: Halten Sie die Stakeholder über den Status des Projekts auf dem Laufenden.
   1. Sie können dazu in den Apps die Brieffunktion verwenden und den Plan oder ein Dashboard als Link an den Stakeholder versenden
      1. Verwenden Sie das Project-Dashboard
      2. Für Ihren internen Projektcontroller verwenden Sie die Budgetmanagement-App
      3. Eventuell die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA)
      4. Eventuell das Burn-Down-Diagramm (Burndown)
         
         

1. 1. Sichten Sie die Planung für die nächsten 1-2 Wochen und versuchen Sie mögliche Risiken zu beseitigen
      1. Verwenden Sie die KI-Analyse-App um gezielt Risiken zu finden
      2. Erinnern Sie ggf. Abteilungs-/Teamleiter daran, dass angefragte Teams noch gestafft werden müssen
      

1. 1. Persönliche Weiterentwicklung
      1. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse als Projektleiter zu verbessern. Dies könnte durch das Lesen von Fachliteratur, die Teilnahme an Schulungen oder Workshops oder das Netzwerken mit anderen Projektleitern geschehen.
   2. Arbeit dokumentieren. Verwenden Sie die Logbuchfunktion oder die Kommentarfunktion um Änderungen in der Planung zu dokumentieren
      
      

Dauer je nach Problemstellen zwischen 10 und 30 Minuten

Aufgaben am Ende einer Phase und Beginn einer neuen Phase

Der Übergang von einer Projektphase zur nächsten ist ein kritischer Moment im Projektmanagement. Es ist ein Zeitpunkt für Überprüfung, Reflexion, Planung und Kommunikation. Hier sind einige wichtige Aufgaben, die ein Projektmanager durchführen sollte, wenn eine Projektphase endet und eine neue beginnt:

1. Abschlussbericht der aktuellen Phase: Dokumentieren Sie die Ergebnisse der aktuellen Phase, einschließlich der gelieferten Arbeitsergebnisse, des Status des Zeitplans und des Budgets, der erkannten Risiken und Probleme, und wie diese behandelt wurden.

   1. Erzeugen Sie einen weiteren Basisplan (Vergleich)
      

1. Nachbereitung und Lessons Learned: Führen Sie eine Nachbereitung (Post-Mortem-Analyse) mit dem Team durch, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Sammeln Sie die "Lessons Learned", um sie für zukünftige Projekte oder Phasen nutzen zu können.

   1. Vergleichen sie gemeinsam mit dem Team den Verlauf der letzten Phase mit dem Basisplan in der Planer-App
   2. Verwenden Sie die BP-VergleichsApp für tabellarische und mengenmäßige Analysen: BP-Analyse
      

2. Freigabe der Phase: Wenn die Ergebnisse der Phase spezifische Abnahmekriterien erfüllen müssen (wie im Projektplan definiert), stellen Sie sicher, dass diese von den entsprechenden Stakeholdern abgenommen werden.

   1. Verwenden Sie evtl. die Ziele die Sie hinter einen Meilenstein erfassen können.
      

3. Planung der nächsten Phase: Planen Sie die nächste Phase im Detail. Definieren Sie die spezifischen Aufgaben, Meilensteine, Ressourcenanforderungen und Zeitpläne. Stellen Sie sicher, dass diese Planung mit dem Team und den Stakeholdern kommuniziert wird.

   1. Verwenden Sie evtl. die Top-Down-Planung um mittel- und langfristig zu planen (Abziehfeature)

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4. Kommunikation mit Stakeholdern: Informieren Sie alle Stakeholder über den Abschluss der aktuellen Phase und die Pläne für die nächste Phase. Stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Informationen haben und Gelegenheit zu Feedback oder Fragen haben.

   1. Benutzen Sie dazu die üblichen Dashboard-Apps (die gelben Kacheln) und darin die Brieffunktion um den Link zur App an die Stakeholder zu schicken.

1. Team-Motivation: Motivieren Sie das Team für die nächste Phase. Anerkennen Sie die harte Arbeit, die in die abgeschlossene Phase geflossen ist, und teilen Sie die Vision und Ziele für die nächste Phase, um das Engagement und die Begeisterung des Teams zu erhalten.

Jede Projektphase und jeder Übergang zwischen Phasen ist einzigartig, daher muss diese Liste entsprechend angepasst werden.

Dauer zwischen 1-4 Stunden