Wie funktioniert die Verwaltung von Fixkosten in Can Do?
In der Projektmanagement-Software Can Do lassen sich Sachkosten in Form von Fixkosten präzise erfassen, zeitlich planen und auswerten. Diese Kostenart ist unabhängig vom tatsächlichen Ressourceneinsatz oder der Projektdauer und wird typischerweise für Aufwendungen verwendet, die als feste Beträge einmalig oder wiederkehrend anfallen.
Was sind Fixkosten in Can Do?
Fixkosten (auch als Sachkosten bezeichnet) sind projektbezogene Beträge, die nicht abhängig von der Dauer eines Projektobjekts oder dem Arbeitsaufwand von Ressourcen sind. Typische Beispiele für Fixkosten sind:
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Lizenz- und Wartungsgebühren
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Beratungs- oder Servicepauschalen
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Reisekostenpauschalen
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Mieten, Schulungskosten oder Anschaffungen
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Gutschriften
Die Beträge sind fest definiert und verändern sich nicht automatisch durch Terminverschiebungen oder Projektverlängerungen.
Wo werden Fixkosten erfasst und angezeigt?
Die Erfassung und Bearbeitung erfolgt im Reiter "Finanzen und Budgets" im „Sachkosten“ Fenster eines Projektobjekts (z. B. Projekt, Phase, Arbeitspaket). Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
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Auflistung aller zugewiesenen Fixkosten pro Objekt
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Kostenart
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Beschreibung
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Zeitraum (von/bis)
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Beträge (Plan/Ist)
- Budget
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Anzeige folgender Summenfelder:
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Gesamtkosten: Fixkosten für das aktuelle Objekt
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Summe mit Unterobjekten: Kumulierte Fixkosten inkl. aller enthaltenen Teilobjekte
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Wie werden Fixkosten zeitlich zugeordnet?
Fixkosten können in Can Do entweder automatisch oder manuell datumsbezogen geplant werden. Dies erfolgt im Kostenfenster über die Datumsfelder.
Standardmodus – Kosten am Startdatum
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In der Standardeinstellung werden Fixkosten automatisch dem Startdatum des Objekts zugeordnet.
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Wird das Objekt im Projektplan verschoben, verschiebt sich auch das Datum der Kosten automatisch mit.
Fester Zeitraum
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In diesem Modus lassen sich Kosten auf ein beliebiges Datum oder einen Zeitraum innerhalb der Termingrenzen des Objekts legen.
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Dadurch können z. B. vertraglich vereinbarte Zahlungen oder monatlich wiederkehrende Gebühren realistisch abgebildet werden.
- Wird ein Zeitraum eingetragen, werden die Kosten über diesen Zeitraum linear verteilt.
Diese Form der Planung eignet sich besonders bei langlaufenden Projektphasen, bei denen eine exakte zeitliche Verteilung von Kosten erforderlich ist (z. B. monatliche Mietkosten über ein halbes Jahr hinweg).
Wie werden Kostenarten verwaltet?
Die verfügbaren Kostenarten sind zentral für die gesamte Organisation definiert. Projektmitarbeiter können aus dieser Liste auswählen, aber keine neuen Arten eigenständig hinzufügen. Die Pflege erfolgt durch den Can Do Administrator.
Welche Zusatzfunktionen bietet das Kostenfenster?
Ist-Kosten erfassen
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In der Spalte „Ist-Kosten“ kann für jede Kostenart die tatsächlich angefallene Summe nachgetragen werden.
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Dies ermöglicht fundierte Soll-Ist-Vergleiche auf Kostenebene.
Beschreibung hinterlegen
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Für jede Fixkostenposition kann eine individuelle Beschreibung bzw. ein individueller Kommentar eingegeben werden – hilfreich für interne Hinweise, Vermerke zu Rechnungen oder sonstige Erläuterungen.
Einträge löschen
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Ein Fixkosten-Eintrag lässt sich über den Löschbutton entfernen, sofern das Objekt nicht abgeschlossen ist.
Wie erfolgt die Auswertung von Fixkosten?
Can Do bietet umfassende Möglichkeiten zur zeitbezogenen Analyse und Filterung von Fixkosten – z. B. in:
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Projekt-Controlling-Ansichten
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Berichten für Finanzabteilungen
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Auswertungen nach Kostenart, Zeitraum, Abteilung etc.
Fazit
Fixkosten in Can Do bieten eine leistungsfähige und strukturierte Möglichkeit, nicht ressourcenbezogene Projektkosten zu planen und zu analysieren. Die klare Trennung von Sach- und Personalkosten, flexible Zeitsteuerung sowie umfassende Auswertungsfunktionen machen das Modul zu einem zentralen Werkzeug für professionelles Kostencontrolling im Projektmanagement.